Rotinas de Departamento Pessoal

O Departamento de Recursos Humanos é considerado fundamental para a saudável operação de quase todas as corporações. As exceções são aquelas organizações com dimensões muito reduzidas, que acabam por optar pela terceirização dos seus serviços às empresas de contabilidade. Contudo, é inegável que o papel desempenhado pelo Departamento de RH é determinante para o sucesso de qualquer empreendimento.

A responsabilidade primordial do setor de Recursos Humanos é a supervisão do processo de recrutamento, seleção e treinamento dos funcionários, além da admissão, controle de presença e desligamento.

Recrutamento

O recrutamento é um processo extremamente relevante para as empresas, pois a partir dele é possível selecionar os profissionais mais qualificados para ocupar as vagas disponíveis. É necessário descrever com precisão quais são as exigências da vaga e divulgá-la nos meios apropriados, com o propósito de atrair o maior número possível de candidatos. A maneira como a vaga é apresentada é primordial para gerar interesse, reter talentos e evitar que bons profissionais sejam afastados.

Tipos de Recrutamento:

Recrutamento digital: Emprega ferramentas digitais em todo o processo de recrutamento, desde a atração de candidatos interessados até o fechamento da vaga.

Recrutamento interno: é utilizado para preenchimento de vagas, através de remanejamento dos quadros existentes na organização.

Recrutamento externo: é utilizado para atrair os candidatos que estão fora da instituição.

Recrutamento misto: Como o nome sugere, esse tipo combina o recrutamento externo com o interno, utilizado as duas fontes de prospecção de candidatos.

Existem vários meios de executar o recrutamento:

• Anúncios em jornais;
• Indicações dos próprios funcionários da empresa;
• Rádio, TV e Internet;
• Cartazes na frente da empresa;
• Utilização de agencias de emprego;
• Procura em escolas e faculdades.

SELEÇÃO

A seleção é o momento em que o trabalhador é selecionado para preencher a vaga. Durante todo o processo de recrutamento, várias atividades são realizadas com o objetivo de encontrar os indivíduos que mais se adequam ao perfil desejado e possuem maior potencial para se envolver com a cultura organizacional.

Geralmente, as companhias utilizam estes meios para escolher seus colaboradores:

• Formulários de solicitação de emprego;
• Entrevistas;
• Testes.

TREINAMENTO

O processo de capacitação tem como objetivo primordial proporcionar aos colaboradores todas as habilidades necessárias para realizarem suas tarefas de maneira eficaz. O treinamento é essencial para o desenvolvimento profissional, pois fornece os conhecimentos fundamentais para a execução correta das suas funções.

Os objetivos do treinamento são:

• Preparar o pessoal para a execução da tarefa;
• Desenvolver a capacidade pessoal, não somente para o cargo, mas também para outras habilidades;
• Aumentar a motivação e tornar o pessoal mais receptivo às técnicas e cultura da organização.

ADMISSÃO DE EMPREGADOS

A admissão é o meio de se formalizar a contratação de um empregado, levando em conta certas etapas para autorizar a prestação de serviços por uma pessoa física ou por uma entidade.

É exigido que todos os participantes apresentem os seguintes documentos: carteira de identidade, CPF e comprovante de residência. Todos os indivíduos participantes da atividade devem apresentar sua identificação oficial. Esses são documentos essenciais para o registro em qualquer evento.

• CTPS (Carteira de Trabalho e Previdência Social);
• RG (Cédula de Identidade);
• Título de Eleitor;
• Certificado de Reservista (sexo masculino);
• CPF (Cadastro de Pessoa Física);
• Foto 3x4;
• Certidão de Nascimento;
• Certidão de Casamento;
• Comprovante de Residência;
• Atestado médico admissional (expedido por médico do trabalho).

Para que os novos colaboradores sejam admitidos, é necessário que eles apresentem todos os documentos obrigatórios exigidos pelo Ministério do Trabalho ao Departamento de Pessoal. Assim, será possível proceder com o processo de admissão.

SALÁRIO

A remuneração devida ao empregado pelo empregador é, consequentemente, resultado de um contrato de trabalho. Não é permitido reduzir esse salário de forma alguma, contudo, é possível pagar parte dele, num índice máximo de 70% (setenta por cento).

Folha de Pagamento

Todos os meses, o empregador tem a obrigação de elaborar a folha de salários relativa às remunerações que foram realizadas, devidas ou creditadas aos trabalhadores vinculados a ele. Além disso, deve-se manter uma cópia da folha e dos recibos de pagamento no estabelecimento.

O Holerite é um documento central para a gestão dos rendimentos e deduções financeiras de um colaborador durante um determinado período. Ele se divide em dois componentes essenciais: os proventos e descontos. O Holerite fornece uma visão global dos pagamentos efetuados a um trabalhador, permitindo que as informações sejam controladas de maneira precisa.

Proventos:

• Salários;
• Horas extras;
• Adicionais de insalubridade, periculosidade e noturno;
• Salário família;
• Diárias de viagens;
• Ajuda de custo;
• Gratificações;

Descontos:

• INSS;
• IRRF;
• Contribuição Sindical;
• Faltas;
• Vale-Transporte;
• Adiantamentos;
• Seguros.

Na folha de pagamento, deverão estar discriminados:

• O nome do segurado: empregado, trabalhador avulso, autônomo e equiparado, empresário, e demais pessoas físicas sem vínculo empregatício.
• Cargo, função ou serviços prestados.
• Parcelas integrantes da remuneração.
• Parcelas não integrantes da remuneração (diárias, ajuda de custo, etc.).
• O nome das seguradas em gozo de salário-maternidade.
• Os descontos legais (INSS, IRF e outros).
• A indicação do número de quotas de salário-família atribuídas a cada segurado empregado ou trabalhador avulso.

13º SALÁRIO

Desde 1962, o 13º salário é aquele mais aguardado pelos trabalhadores brasileiros. Esta gratificação natalícia, assim também conhecida, representa um respiro para o orçamento doméstico dos empregados com carteira assinada, dos aposentados, pensionistas e servidores.

A remuneração do 13º salário será realizada da seguinte maneira: a primeira parcela, destinada a 50% (metade) do valor total, poderá ser solicitada pelo empregado por escrito durante o mês de janeiro e será paga na ocorrência de suas férias, ou, caso não seja requerida, até 30 de novembro, como adiantamento da gratificação de Natal. A outra metade deve ser repassada obrigatoriamente até o dia 20 de dezembro, quando todos os descontos previstos no cálculo da gratificação serão deduzidos.

FÉRIAS

Todos os trabalhadores têm direito a um período de descanso a cada 12 meses de serviço, conforme garantido na Constituição. Estas férias são uma forma de reconhecimento e recompensa pelos seus esforços e contribuições ao longo do ano. Aproveitá-las adequadamente é essencial para recuperar energias, evitar o cansaço e manter o bem-estar.

Direito a férias

A partir do momento em que um trabalhador conclui 12 meses de serviço, o empregador conta com até um ano para conceder as férias proporcionadas pelo artigo 134 da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT). É o que estabelece a principal regra. Como exemplo, se alguém completa há exatos 365 dias de trabalho com registro em carteira, o empregador tem um período de 12 meses a partir desse dia para oferecer as merecidas férias.

Durante os 12 meses anteriores, esse período de trabalho é denominado "período aquisitivo". Desse modo, mesmo que esse empregado não tire suas férias imediatamente, a contagem de um novo período aquisitivo já começa.

O trabalhador tem até um mês antes do vencimento da segunda para usufruir o seu direito às férias. Caso contrário, a empresa incorrerá em multa.

Não terá direito a férias o empregado que, no curso do período aquisitivo:

• Permanecer em licença remunerada por mais de 30 (trinta) dias;
• Deixar de trabalhar por mais de 30 (trinta) dias, com percepção de salários, em decorrência de paralisação total ou parcial dos serviços da empresa;
• Pedir demissão e não for readmitido dentro de 60 (sessenta) dias subsequentes à sua saída;
• Permanecer recebendo auxílio-doença da Previdência Social, por mais de 180 (cento e oitenta) dias.

Época de férias

É imprescindível que a concessão de férias seja previamente notificada ao empregado, de forma escrita, com pelo menos 30 dias de antecedência.

O presente documento requer que o trabalhador forneça um comprovante de recebimento.

O aviso de férias, necessário para regularização do período aquisitivo, deve ser formalizado em duas vias. O colaborador deverá fornecer seu consentimento para que o documento seja emitido, tornando-se assim ciente dos direitos adquiridos.

A concessão de férias deve ser registrada na Carteira de Trabalho e Previdência Social do funcionário, alocada em um espaço específico para esse propósito. Esta informação também deve constar na ficha ou na folha do prontuário do Registro de Empregados.

Abono pecuniário

O Abono Pecuniário é uma modalidade da legislação trabalhista brasileira, mais conhecida como "vender férias". Esta prática ocorre quando o empregado opta por trocar 1/3 dos seus dias de descanso por dinheiro. Por exemplo, se a pessoa tiver direito a 30 dias de férias anuais, e decidir "vender" 1/3 desse montante, ela descansará apenas durante 20 dias e receberá os outros 10 dias como remuneração.

De acordo com a CLT, o trabalhador tem direito a 30 dias de férias após 12 meses de serviço (período aquisitivo). No entanto, segundo o artigo 130 da lei, o tempo de afastamento pode ser reduzido caso o profissional tenha faltas injustificadas. Assim, é possível que a quantidade de dias de descanso seja proporcional às ausências injustificadas.

O trabalhador deverá solicitar o abono por escrito até 15 dias antes da conclusão do período aquisitivo. Se essa condição não for cumprida, a concessão do abono será decidida pelo patrão.

O Estatuto Constitucional concede aos trabalhadores brasileiros o direito ao abono de 1/3 (um terço) de suas remunerações. Esse benefício, segundo a Lei Maior, é um direito indispensável para que os profissionais possam desfrutar de um salário justo e equilibrado.

Segundo o artigo 7º, inciso XVII, da Constituição de 1988, os trabalhadores têm direito a receber um adicional de 1/3 (um terço) sobre o salário durante as férias. Esta prerrogativa se estende também às indenizações devidas em caso de rescisão do contrato de trabalho.

DEMISSÃO DE EMPREGADO

O término do contrato entre empregador e trabalhador é denominado rescisão contratual. Esta situação pode acontecer de diversas formas, cada uma específica, desencadeando consequências tanto ao patrão quanto ao empregado: direitos e deveres de ambos os lados.

A dispensa sempre terá lugar por meio de declaração explícita da vontade.

• Da empresa: 1) sem justa causa; 2) por justa causa.
• Do empregado: 1) a pedido; 2) por término de contrato.

Aviso prévio

O Aviso-Prévio é uma manifestação de vontade, realizada através da redação de um documento, com o intuito de notificar a outra parte sobre a dissolução do acordo laboral sem justa causa. Trata-se de uma ação unilateral e intransferível, que pode ser desencadeada tanto pelo empregador quanto pelo empregado, sendo exclusivo dos contratos de duração indeterminada.

Ao ser informado de uma rescisão do contrato de trabalho, o empregador tem um prazo de 30 dias para tomar as providências cabíveis, tais como a busca por um novo colaborador. Por outro lado, ao ser demitido, essa janela temporal dá ao empregado a chance de se reintegrar à força de trabalho.

Ao solicitar a sua demissão, o aviso prévio é um direito do contratante e uma obrigação do colaborador. Na demissão sem justa causa e na rescisão, é uma prerrogativa do trabalhador e um dever do empregador. Se a dispensa ocorrer por motivo de falta grave por parte do empregado, ele perderá o direito ao aviso-prévio.

Caso seja o trabalhador quem solicite a sua exoneração, ele deverá cumprir um período de notificação prévia de 30 dias no posto.

Durante a demissão sem justa causa por parte do empregador, o trabalhador terá direito a receber um aviso prévio e, nos 30 dias subsequentes, poderá reduzir sua jornada de trabalho em duas horas diárias, sem qualquer prejuízo para o salário total, ou até mesmo faltar ao emprego pelos sete dias consecutivos.

Rescisão de contrato de trabalho

A extinção do vínculo empregatício deve ser concretizada por intermédio do Termo de Rescisão do Contrato de Trabalho (TRCT), um documento padronizado e obrigatório, de acordo com o que a lei determina.

O Documento de Rescisão do Contrato de Trabalho é um comprovante que atesta o pagamento das obrigações devidas pelo empregador ao trabalhador. Além disso, ele também concede permissão para o saque dos valores depositados no Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS) - administrado pela Caixa Econômica Federal.

Homologação

Quando da sua rescisão, os empregados que tiverem 12 (doze) meses ou mais de serviço prestado são obrigados a realizar a homologação. Esta tarefa envolve a presença do sindicato da classe dos trabalhadores ou de um representante do Ministério do Trabalho para certificar o ato rescisório.

Seguro-desemprego

Após a dispensa injustificada, o trabalhador demitido e sem emprego que realizou o saque do FGTS deverá encaminhar sua CDA (Comunicação de Dispensa) ao SINE ou ao Ministério do Trabalho.

O seguro-desemprego pode ser recebido em até cinco parcelas mensais, na hipótese de o trabalhador ficar desempregado durante todo esse período. Situações especiais permitem a extensão do benefício para seis parcelas.

O trabalhador não possuirá direito à indenização de desemprego se estiver aposentado ou não tiver mantido um contrato laboral, ao menos durante seis meses, com o empregador, bem como se tiver sido dispensado por justa causa.

ENCARGOS SOCIAIS

O empregador é responsável por realizar o pagamento de impostos e contribuições que vão auxiliar no financiamento de políticas públicas. O benefício dessas iniciativas é sentido, indiretamente, pelos trabalhadores.

O Instituto Nacional de Seguro Social (INSS) é uma autarquia federal brasileira, responsável pela administração dos benefícios previdenciários e do pagamento de serviços assistenciais. Fundada em 1988, possui aproximadamente quarenta mil funcionários. O INSS é destinado à coordenação dos serviços previdenciários e assistenciais. Tem cerca de 40 mil colaboradores, responsáveis por administrar direitos e benefícios aos segurados.

O Formulário de Recolhimento de Contribuições Previdenciárias é uma declaração preenchida pelo empregador, a qual tem por objetivo o recolhimento das receitas previdenciárias descontadas dos trabalhadores e a parte contributiva do próprio empregador, relacionada ao Instituto Nacional de Seguro Social (INSS).

As companhias devem cumprir determinadas responsabilidades em relação ao Instituto Nacional do Seguro Social (INSS). Entre elas, estão o pagamento de contribuições previdenciárias e o envio de informações sobre os empregadores e trabalhadores. Em síntese, as obrigações das empresas para com o INSS se resumem ao pagamento de tributos e à comunicação de dados.

• Manter a contabilidade em dia, não podendo exceder a 06 (seis) meses o atraso, quando da fiscalização da previdência.
• Manter toda a documentação referente ao pessoal em dia e disponível para a verificação, bem como as folhas de pagamentos dos empregados, folha de pagamentos dos pró-labores dos sócios e dos pagamentos a terceiros.

FGTS (Fundo de Garantia por Tempo de Serviço)

Até o dia 7 de cada mês, o empregador deve preencher o documento fornecido pela Caixa Econômica Federal com o intuito de depositar 8% da remuneração dos seus trabalhadores em contas vinculadas. É possível alterar a data de vencimento deste depósito, mas as quantias constantes na GifP devem ser distribuídas entre os seus colaboradores.

PIS/PASEP

O Programa de Integração Social (PIS) e o Programa de Formação do Patrimônio do Servidor Público (PASEP), abreviado como PIS/PASEP, são tributos sociais cobrados das pessoas jurídicas com o objetivo de financiar o auxílio-desemprego, o abono salarial e a participação dos servidores públicos e dos trabalhadores da iniciativa privada nos rendimentos de seus órgãos respectivos.

DARF (Documento de Arrecadação de Receitas Federais)

O Documento de Arrecadação do Imposto de Renda da Fonte (DARF) é uma declaração obrigatória preenchida pelo empregador, com o objetivo de recolher os tributos retidos na fonte dos salários dos funcionários.

GRCS (Guia de Recolhimentos da Contribuição Sindical)

As entidades sindicais disponibilizaram uma guia de recolhimento de contribuições a serem descontadas dos empregados no mês de março. O pagamento deve ser realizado até o último dia útil do mês subsequente ao da retirada.