O controle de entrada e saída de documentos numa empresa previne situações desagradáveis. Suponhamos que um cliente tenha solicitado a remessa de uma mercadoria dentro de um prazo estabelecido. Se por algum motivo a correspondência chegasse após esse prazo, um controle eficiente da chegada da correspondência poderia justificar o não cumprimento da solicitação, mostrando o carimbo do protocolo com a data de recebimento da carta.

Esse controle, denominado protocolo, além de auxiliar na gestão de tempo e justificativas, também controla a movimentação de documentos dentro da organização, possibilitando sua rápida localização. Nas grandes organizações, existe até uma seção dedicada a isso, denominada Seção de Protocolo, onde todos os documentos destinados à empresa são entregues.

Funcionamento do Protocolo

Quando se recebe uma documentação, deve-se primeiro conferi-la para verificar se não faltam anexos mencionados, se o número está correto e se ela deve mesmo ser entregue naquele departamento. Após a verificação, um recibo é providenciado para o remetente.

Os dados no recibo podem variar, mas geralmente incluem a data, o nome de quem recebeu e o número do protocolo. Algumas organizações também incluem o assunto tratado na documentação.

Exemplos de protocolos podem incluir:

Seção de Arquivo

• Protocolo nº__________
• Data://____
• Assinatura____________

Tintas Rubi

• Protocolo
• Assunto: Pedido de catálogo
• Nome: Empresa Dois Irmãos
• N 007
• Data: 03/04/78
• Recebido por:

Os documentos geralmente são carimbados com a data de entrada, número sequencial e nome da seção. Existem também cadernos de protocolo que circulam entre seções, onde são registrados a data de entrega do documento, o assunto e quem o recebeu. Eles substituem o recibo de protocolo.

Carga

A "Carga" é o registro cumulativo das entradas e saídas do documento de cada seção. Este registro é feito na própria pasta ou envelope onde o documento é colocado. Quando o funcionário recebe o documento, risca a anotação relativa à seção onde ele estava anteriormente.

Arquivo

Além de ser um móvel de escritório onde são guardados documentos, o "Arquivo" também é um conjunto de documentos recebidos ou produzidos oficialmente por uma pessoa física ou jurídica durante suas atividades, conservados para consultas futuras.

Sistema de Arquivamento

O sistema de arquivamento deve ser determinado de acordo com o elemento mais importante e mais frequentemente procurado pela empresa. Podem ser classificados como:

• Ordem alfabética: ordenação rigorosa de documentos, letra por letra.
• Ordem geográfica: ordenação de documentos dentro de uma divisão geográfica.
• Ordem numérica: disposição dos documentos em sequência numérica.
• Ordem cronológica: arrumação dos documentos por ordem de data de emissão ou de chegada.
• Ordem de assunto: agrupamento de documentos de acordo com o assunto neles tratado.

Tipos de Cheques

Existem vários tipos de cheques, incluindo:

• Portador: qualquer pessoa que o apresentar ao banco poderá retirar o dinheiro.
• Nominal: só pode ser retirado pela pessoa cujo nome consta no cheque.
• Cruzado: carimbado ou riscado com dois traços transversais.
• Visado: recebe um visto do banco, garantindo que a pessoa que o emitiu tem dinheiro suficiente para pagá-lo.
• Especial: o banco garante o pagamento até um certo limite.

Nota Promissória

Uma nota promissória é uma promessa de pagamento assinada pelo devedor quando você faz uma compra a prazo ou vai a um banco fazer um empréstimo.

Exercício

Coloque em uma folha de papel à parte, em ordem alfabética, os seguintes nomes de pessoas físicas:

• Adalberto José de Oliveira
• Alberto Luiz de Oliveira
• Amarilldo da Silva
• Carlos Drumond de Andrade
• Carlos Villa Nova
• Diogo Costa e Silva
• Eduardo São Thomé
• Francisco José Sobrinho
• Julien E`Lion
• José Calvalcante Neto
• Lin Yun Tan
• Lúcio da Gama
• Maria de Castro Xavier
• Professor Paulo Celso M. de Paula