Entrada de Materiais

O recebimento é uma atividade fundamental no setor de estoque, sendo o momento em que os funcionários da área recebem os itens adquiridos pela empresa de seus fornecedores. Trata-se de um dos métodos de gestão de armazém mais comuns.

Durante o processo de armazenamento, os materiais precisam ser contados e verificados cuidadosamente. A quantidade adquirida, normalmente, é entregue pelo fornecedor, que é responsável pela conservação dos itens até o seu destino final - o estoque.

O destino final para o recebimento dos itens deve ser especificado na documentação contratual ou no comprovante de aquisição.

Até o recebimento completo dos materiais, a responsabilidade pela segurança recai sobre quem os enviou. Contudo, depois que a entrega for efetuada, a responsabilidade de guardá-los será transferida para o destinatário.

O recebimento pode ser classificado de duas maneiras distintas:

- Provisório: refere-se ao material adquirido que pode ou não ser aceito no momento do recebimento. Geralmente, realizam-se procedimentos de conferência para a aceitação ou não do material;

- Definitivo: é o recebimento que está de acordo com a descrição contida na documentação fiscal. Ou seja, é através da documentação que este material é conferido e recebido, seguindo as especificações de contrato.

Uma questão frequentemente levantada é a respeito da relevância de realizar as operações de recebimento de mercadorias. Esse procedimento busca garantir que os materiais adquiridos estejam perfeitos e em consonância com o estabelecido na documentação tributária. Além de reforçar a parceria entre vendedor e comprador, esse processo impede perdas e trabalhos duplicados, sendo, portanto, uma forma de evitar ineficiências e gastos no estoque.

Conferência de materiais no recebimento

A etapa de recebimento de materiais não se limita a desempacotar e armazenar itens. Estas atividades cobrem desde a aquisição do material até a colocação dos produtos em estoque. Dessa forma, é vital que, antes de qualquer coisa, haja uma cuidada fiscalização dos artigos. Isto permitirá evitar erros e mal-entendidos no momento da aquisição, consequentemente reduzindo custos operacionais com devoluções.

A conferência dos itens adquiridos deve adotar o seguinte procedimento:

Quanto ao processo de confência são adotados os seguintes métodos:

- Conferência visual: exame superficial, cujo objetivo é identificar avarias, bem como realizar observações referentes à integridade física do item adquirido;

- Conferência quantitativa: consiste na verificação da quantidade estabelecida em nota fiscal ou documento similar. Esta conferência pode ser realizada:

a) Pelo volume total do material adquirido: Aqui, são contabilizados todos os itens, podendo este procedimento ser realizado de duas formas:

(r) O empregado efetua a contagem de acordo com o descrito na nota fiscal, visando identificar eventuais discrepâncias no momento da entrega dos produtos.

Após a aquisição de artigos, o colaborador deve proceder à contagem destes, confrontando-a com os dados da nota fiscal. Esta é uma técnica conhecida como Contagem Cega.

b) Por amostragem dos itens: Neste método, a quantia declarada em nota é verificada por meio de um percentual de cada item, que, por sua vez, será objeto de análise na constatação de erros e desvios.

- Conferência qualitativa: refere-se à análise de qualidade dos produtos adquiridos. Isso ocorre com a comparação das informações da nota e do contrato com o fornecedor.

Estes procedimentos têm como objetivo garantir o recebimento dos artigos de maneira correta, levando em consideração aspectos como:

- Características dimensionais do item;

- Características específicas do item;

- Restrições acerca do item.

Após a análise minuciosa dos objetos recebidos, o responsável pela almoxarifagem poderá rejeitar por completo a entrega, se descobrir ocorrências de desvio em relação ao que foi definido no pacto.

A avaliação de recebimento pode ser parcial, dependendo das circunstâncias dos produtos adquiridos. Neste sentido, é extremamente importante verificar se o material foi conservado na sua integridade física.

A recusa total da carga se dá pelas razões descritas abaixo. Observe:

- Nota fiscal não confere com quantidade de produtos recebidos;

- Falta de documentação fiscal;

A discrepância entre as especificações do produto e as indicadas na nota de recebimento foi detectada.

Caso o inventário de um determinado lote ultrapasse 3% do verificado na amostragem, a carga será rejeitada. Nesse caso, é possível reagendar a entrega dos produtos.

O recebimento total dos itens corresponde à entrega correta dos artigos especificados em nota fiscal ou documento similar. Devemos nos atentar a aspectos como:

- Requisitos de documentação;

- Quantidade de itens;

- Qualidade dos itens.

Ao receber parcialmente mercadorias, é necessário aceitar apenas aquelas que são corretas. Nesse caso, deverá ser indicado na nota ou documento fiscal quais foram os itens aceitos, bem como programar uma nova entrega para aqueles que não foram recebidos.

É essencial destacar que o comprovante de compra só poderá ser entregue após a chegada de todos os produtos. Assim, para essa nova remessa, é necessário marcar outra data e seguir os devidos trâmites de recebimento.

Veja também esta aula complementar sobre como fazer o recebimento e conferência de mercadorias no recebimento: