Perfil Ideal da Recepcionista

A atuação deste profissional requer qualidades e habilidades, tais como:

• Responsabilidade - consiste na obrigação de responder pelas próprias ações, e pressupõe que as mesmas se apóiam em razões ou motivos.
• Dinamismo – consiste em administrar sabiamente as atividades para que elas não se acumulem.
• Discrição – Permite treinar o silencio e proporcionar maturidade a vivencias e processos.
• Organização – Atitude de planejar, arrumar, organizar o ambiente e as atividades. A organização é uma característica que revela planejamento do recepcionista, podendo ser observada no ambiente de trabalho.
• Atenção – manter ou aplicar a mente de forma cuidadosa e alguma coisa; cuidado, concentração, reflexão.
• Iniciativa – Ação daquele que é o primeiro a propor e , ou empreender algo no ambiente de trabalho ou em dadas situações.
• Criatividade – Capacidade criadora; plena de engenho e inventividade.
• Imparcialidade – atitude de não sacrificar a sua opinião à própria conveniência, atitude de retidão. Flexibilidade - disponibilidade de espírito; compreensão, complacência para atuar na profissão.
• Comunicabilidade – atitude de comunicar de forma franca e adequada. Para uma comunicação adequada, eficiente e eficaz, é preciso observar que é necessário desarmar-se emocionalmente; que as discordâncias são um encontro de idéias;
• É importante reforçar as concordâncias e minimizar as discordâncias;
• Trabalhar no processo ganha-ganha;
• Colocar-se na posição do outro; Reconhecer que não somos o dono da verdade;
• Compreender que as opiniões divergentes devem ser respeitadas;
• O bom desempenho da recepcionista tem entre seus pontos principais a comunicação, incluindo simpatia e educação.
• Ponderação – capacidade de examinar com atenção e minúcia uma situação; apreciar maduramente um conflito; considerar, medir, pesar algo para tomar uma decisão.
• Educação - forma de agir em que o profissional manifesta civilidade, delicadeza, polidez e cortesia.
• Simpatia – tendências a fazer com que as relações existentes entre as pessoas se intensifiquem e permitam que, instintivamente, estas se sintam atraídas entre si.
• Confiança – consiste na segurança íntima de procedimento, para que desperte o crédito das pessoas do convívio e da empresa.
• Sigilo – dever ético que impede a revelação de assuntos confidências ligados à profissão.
• Autonomia – faculdade de se governar por si mesmo, tomando atitudes decisivas para o bom desempenho e harmonia do trabalho.
• Segurança – confiança em si mesmo; autoconfiança, convicção nas atitudes.
• Lealdade – atitude daquele que é fiel aos seus compromissos.
• Postura ( boa aparência) – manutenção e expressão de ponto de visita; maneira de pensar e agir; atitude.
• Empatia – em todo ambiente onde agem duas ou mais pessoas, está sujeito ocorrer conflitos, dadas as diferenças que existem entre os seres humanos. Essas diferenças são desenvolvidas, desde quando se nasce e vão se acumulando no decorrer dos anos.

Cada indivíduo é único e, portanto, as diferenças são inevitáveis. É essa diversidade que enriquece o mundo e nos torna especiais. Entretanto, essas diferenças também podem trazer conflitos e desentendimentos em nossas relações interpessoais.

Com o objetivo de aprimorar o entendimento entre as pessoas, é importante usar a empatia. Esse princípio consiste em nos colocarmos no lugar do outro e experimentarmos seus sentimentos para compreendê-los melhor. Isso permite que possamos ter uma visão mais ampla do mundo e uma compreensão mais profunda de nossos semelhantes.

Ao aplicar a empatia, é possível superar as diferenças e construir relações mais saudáveis e duradouras. Através dela, é possível enxergar o mundo sob uma perspectiva diferente da nossa, o que nos ajuda a compreender as outras pessoas e suas motivações. Com isso, é possível criar uma sociedade mais unida e harmoniosa.

ALERTA:

A sensação de ser ignorado ou de ter que aguardar pelo atendimento, enquanto a equipe de recepção parece não se importar com o seu desconforto, é algo que certamente não traz satisfação às pessoas.

Planejamento

O ato de planejar consiste em antecipar decisões sobre o que fazer, como, por que, quando, quanto e quem irá executar determinada atividade. O planejamento é fundamental em todas as áreas de atuação, pois proporciona facilidade na execução de tarefas, auxilia na gestão do tempo e realoca as atividades diárias de forma eficiente.

Utilize uma agenda para registrar todos os seus compromissos em uma data específica. É importante não depender apenas da memória e anotar todos os lembretes.

Para aumentar a produtividade, é recomendável planejar as atividades do dia seguinte ao final de cada dia. Ao chegar ao trabalho, é importante dar uma olhada na agenda e no follow-up para ter uma ideia do que precisa ser feito no dia seguinte. É essencial verificar se há alguma pendência do dia anterior e solucioná-la imediatamente. Caso envolva outras pessoas, é importante lembrá-las sobre a pendência. Criar uma lista de prioridades também ajuda a resolver as tarefas de acordo com a sua importância.

c) Para ganhar tempo, resolva primeiro o que é importante e urgente.

O que é considerado relevante são as ações que acarretam consequências. Já as atividades urgentes são aquelas que possuem um prazo a ser cumprido. Um exemplo seria a entrega de um documento, que é tanto importante quanto urgente. Enquanto isso, o planejamento do trabalho é uma tarefa importante, porém menos urgente.

Controle

O controle é um sistema que visa monitorar e direcionar as atividades específicas, permitindo ajustes quando necessário. Inclui a avaliação dos resultados obtidos. É recomendável possuir um organograma da empresa com a lista de profissionais de cada cargo, dessa forma é possível saber a quem contatar quando for necessário encaminhar alguém ou repassar alguma mensagem.

Veja abaixo um exemplo de organograma.

• Mantenha as listas telefônicas internas e externas sempre atualizadas para localizar uma pessoa rapidamente.
• Tenha uma agenda à parte com os telefones e endereços de todos que são ligados a empresa de alguma forma.
• Mantenha o seu material de consumo organizado e completo. Assim você evita o desperdício, pois não vai precisar pegar material novo enquanto ainda tem o seu.
• Mantenha atualizados os dados da chefia e de seus familiares.Quando for solicitado, você estará à frente.
• Tenha controle sobre todas as informações necessárias às pessoas que chegarem a sua recepção. A primeira atitude é saber quem se encontra na empresa para ter o controle sobre a informação solicitada.