Inventário

Garantindo o Bom Funcionamento do Almoxarifado: A Importância dos Inventários

Para garantir o bom funcionamento de um almoxarifado, é essencial realizar periodicamente contagens físicas dos itens em estoque. Essa prática é fundamental para identificar discrepâncias entre o estoque físico e os registros.

Tipos de Inventários Existem dois tipos principais de inventários:

a) Inventário Geral: Realizado no final do exercício, esse tipo de inventário abrange todos os itens de estoque de uma só vez. No entanto, por ser uma operação prolongada e incluir uma grande quantidade de itens, torna-se difícil realizar reconciliações e análises detalhadas das causas de divergências e ajustes.

b) Inventário Rotativo: O inventário rotativo distribui as contagens ao longo do ano, com maior frequência de realização, mas em menor quantidade de itens a cada mês. Isso reduz o tempo da operação e proporciona melhores condições para análise das causas de ajustes e um controle mais efetivo. O inventário rotativo abrange todos os itens de várias categorias de estoque, dividindo-se em três grupos:

• Grupo 1: Materiais de maior valor em estoque e mais requisitados, que devem ser inventariados três vezes ao ano.
• Grupo 2: Itens de importância intermediária em relação ao valor de estoque, estratégia e manejo, que serão inventariados duas vezes ao ano.
• Grupo 3: Composto por itens de pequeno valor de estoque, são inventariados uma vez por ano.

Preparação e Planejamento

Para o Inventário A realização de um bom inventário depende de um planejamento adequado, para o qual devem ser providenciados os seguintes itens:

a) Convocação Três semanas antes do inventário, é essencial convocar as equipes que participarão do processo. A lista de convocação deve conter as equipes de 1ª contagem (reconhecedores) e as equipes de 2ª contagem (revisores).

b) Arrumação Física As áreas e os itens a serem inventariados devem ser organizados de forma adequada. É importante agrupar produtos iguais, identificar todos os materiais, desimpedir corredores para facilitar a movimentação e isolar produtos que não serão inventariados. Além disso, todas as ações devem ser providenciadas antecipadamente, inclusive o equipamento necessário para a contagem.

c) Registro do Inventário Um sistema de registro eficiente é essencial para assegurar a correta contagem. Uma opção é utilizar cartões destacáveis com partes específicas para até três contagens. Os cartões podem ser impressos em cores distintas para identificar os tipos de estoque a serem contados. Informações mínimas, como código, descrição, local, quantidade, unidade, visto e conferido, devem constar nos cartões.

d) Parada nas Entradas/Saídas de Estoque Para garantir a precisão do inventário, é necessário documentar os três últimos documentos emitidos antes da contagem, como notas fiscais, empenho e requisições. Não deve haver movimentação de materiais na data da contagem, e os fornecedores devem ser instruídos a não realizar entregas nesse dia.

e) Atualização e Registros de Estoque Todas as entradas, saídas e saldos dos itens devem estar atualizados até a data do inventário. O responsável pelo controle de estoque deve assegurar que todos os documentos utilizados para registrar o movimento sejam considerados.

Contagem do Estoque

Cada item do estoque sujeito ao inventário deve ser contado duas vezes. A primeira contagem é realizada pela 1ª equipe, que anota os resultados no cartão de inventário e o passa ao responsável pela 2ª contagem. A segunda equipe registra o resultado de sua contagem no cartão. Caso haja divergências entre as contagens, é necessária uma terceira contagem por outra equipe. A etiqueta identificadora do lote permanecerá afixada ao material até o término do inventário.

Ajustes

Os setores envolvidos no controle de estoque devem justificar as variações entre o estoque contábil e o inventariado. O Departamento de Controle de Estoque valorizará o inventário em um mapa ou relatório detalhado para exibir com clareza as diferenças a maior e a menor, além da diferença global, entre os dois estoques. Os ajustes de inventário devem ser autorizados após a aprovação das justificativas.

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