Técnicas de Arquivamento

Ao longo da última década, a importância da técnica de arquivamento tem crescido extraordinariamente, à medida que os conceitos sociais, culturais e econômicos continuam a evoluir. Para as empresas, ela desempenha um papel vital, garantindo que todos os documentos sejam de qualidade e funcionais. O valor e a relevância dos documentos arquivados devem ser frequentemente avaliados para que possam ser corretamente descartados.

Um arquivo é um agrupamento de documentos gerados ou recebidos por organizações públicas ou privadas, que precisam ser preservados para fins de organização e consulta.

A organização de arquivos é fundamental para a preservação de documentos, visando à segurança, exatidão e praticidade. O arquivo devidamente ordenado deve possibilitar que outros profissionais encontrem rapidamente os materiais, mesmo na ausência do responsável.

Segurança: os documentos arquivados são de extrema importância, em virtude disso, os cuidados a serem tomados contra incêndio, roubo, extravio e deterioração, devem ser prioritários.

Precisão: os documentos deverão ser de fácil acesso, ou seja, arquivados de forma que possam ser localizados com precisão.

Simplicidade: o arquivo deve ser compreendido por todos, pois ele não se resume em guardar documentos, e sim, uma fonte de informação que tem como pretensão atender a todos.

TIPOS DE ARQUIVOS

Existem inúmeros formatos de arquivos, que variam dependendo das necessidades e habilidades das organizações responsáveis pela sua criação. A conformação dos mesmos é determinada pela natureza e intuito dos seus produtores.

De acordo com os responsáveis pelo desenvolvimento e manutenção, os documentos podem ser organizados da seguinte maneira:

• Públicos (federal, estadual, municipal);
• Institucionais (escolas, igrejas sociedade, clubes, associações);
• Comerciais (empresas, corporações, companhia);
• Pessoais (fotos de família, cartas, originais de trabalhos, etc).

Existem arquivos com o propósito de guardar e organizar registros em suportes que não sejam o papel, tais como discos, fitas e filmes. Esses são denominados Arquivos Especiais, que podem compor um arquivo mais abrangente. Porém, existem aqueles cujos documentos são gerados a partir de atividades altamente especializadas, como os arquivos médicos, de imprensa, literários e de engenharia, e, para isso, necessitam de técnicas e materiais específicos. Nesse caso, eles são conhecidos como Arquivos Especializados.

SISTEMA DE ARQUIVO

Os Sistemas de Arquivo são formados por uma série de arquivos relacionados entre si. Estes podem ser provenientes de uma instituição governamental ou de um órgão privado e funcionam de modo interligado para atingir objetivos específicos. Um exemplo é o Sistema de Arquivo da Unicamp, que agrupa vários documentos oficiais da universidade em um único lugar.

Onde está o importante documento? Foi entregue, assinado e retirado? Estas são questões que devem ser respondidas antes de prosseguir com o processo. É necessário certificar-se de que todas as partes envolvidas tenham completado suas obrigações para que a transação seja concluída com sucesso.

Um documento é uma entidade formada por dados e seu meio de armazenamento, produzida como consequência de uma atividade. Esta entidade pode ter um caráter simples, como um ofício, um relatório ou uma ficha de atendimento, ou ser composta, tal como em um processo.

NATUREZA DOS DOCUMENTOS

Compreendemos que as organizações realizam diferentes tarefas de acordo com as responsabilidades descritas nos materiais impressos, pois esses compõem a diversidade de produtos da entidade.

Com o passar do tempo, muitos documentos são produzidos e acumulados. Eles possuem formatos, espécies e gêneros variados, e é importante conhecê-las. Então, vamos ao que interessa: vejamos quais são esses tipos de arquivos.

A configuração física de um suporte varia conforme a sua essência e a forma como foi criado. Estes podem incluir itens como formulários, fichas, livros, cadernos, folhas, cartazes e mapas.

2. Espécie: trata-se da configuração de um documento, dependendo da maneira como as informações são dispostas e de sua natureza. Alguns exemplos: ata, relatório, carta, ofício, proposta, diploma, atestado, requerimento.

Gênero é uma configuração de documentos definida através do sistema de signos que relata seu conteúdo. É possível notar que existem vários gêneros, como o audiovisual (tais como filmes), o fonográfico (tais como álbuns e cassetes) e os magnéticos/informáticos (que incluem disquetes e CD-ROMs).

O tipo de documento está relacionado à tarefa que o originou. Dentre as possibilidades, destacam-se a ata de posse, o boletim de notas e frequência escolar, o regimento de departamento, o processo de vida funcional, o boletim de atendimento de urgência, o prontuário médico e a tabela salarial.

Como organizar um arquivo?

Organizar os documentos de um arquivo é indispensável para que o local onde se trabalha possa apresentar uma boa classificação. Esta classificação consiste em uma série de ações que devem ser realizadas de acordo com as diferentes estruturas e processos produtivos. Logo, é importante que os documentos sejam dispostos em pastas específicas, pois desta forma será possível guardá-los de maneira organizada.

Ordenação: é a disposição dos documentos dentro das pastas e destas dentro do arquivo. A escolha da forma de ordenação depende muito da natureza dos documentos, veja a seguir alguns métodos básicos:

• Ordenação Alfabética: disposição dos documentos ou pastas de acordo com a sequência das letras do alfabeto;
• Ordenação Cronológica: disposição dos documentos ou pastas de acordo com a sucessão temporal;
• Ordenação Geográfica: disposição de acordo com as unidades territoriais (países, estados, municípios, distritos, bairros e outros);
• Ordenação Temática: disposição de acordo com temas ou assuntos;
• Ordenação Numérica: disposição de acordo com a sequência numérica atribuída dos documentos. Depende de um índice auxiliar para busca de dados.

Os arquivos são criados quando necessário, mas às vezes eles podem ficar sem uso por um longo tempo. Essas informações podem ocupar espaço desnecessariamente e não serem mais úteis. Por isso, é importante monitorar a idade dos arquivos e tomar medidas para apagá-los caso não sejam necessários. É essencial rastrear a idade dos arquivos para manter os sistemas organizados. Quando o arquivo não tem uso há um longo período, pode ser necessário removê-lo. Dessa forma, é possível evitar que informações desatualizadas ou desnecessárias ocupem espaço no armazenamento da empresa. Observar a idade dos arquivos é uma tarefa fundamental para manter a organização de um sistema. Quando um arquivo não é mais útil ou necessário, é recomendado excluí-lo para que não seja desperdiçado espaço de memória. Dessa maneira, é possível garantir que os dados relevantes estejam sempre atualizados. É vital monitorar a antiguidade dos arquivos para manter a estrutura de dados organizada. Quando um arquivo não tem utilidade há um longo tempo, é importante excluí-lo para não comprometer o armazenamento da empresa. Dessa forma, é possível assegurar que as informações disponíveis sejam sempre verdadeiras e relevantes.

Aprendemos que, assim como as pessoas, os arquivos também possuem um ciclo de vida. O início é a criação, seguido por uma fase de uso contínuo e atualização. Após isso, geralmente é hora de descarte, quando o arquivo não é mais necessário. Por fim, existe a preservação, em caso de necessidade de conservar o documento para fins históricos ou jurídicos.

O processo de Arquivística é responsável por facilitar a preservação do documento e sua validade. A partir do momento em que é produzido, ele passa a ser utilizado com frequência, até que se estabeleça seu encerramento. Nessa fase, torna-se possível determinar a razão de ser daquele documento.

Após a perda de eficácia, o registro em questão pode ser preservado devido à relevância dos seus dados para a gestão e às suas consequentes decisões baseadas no que aconteceu no passado.

O ciclo pode ser dividido em três seções distintas: inicial, intermediária e final. Cada uma delas possui suas próprias características, que contribuem para a realização do processo completo. A fase inicial abrange a preparação inicial para o ciclo, a qual envolve a organização de documentos relevantes, a definição de objetivos e a compilação de informações necessárias. A etapa intermediária envolve a execução do processo, como a realização de reuniões, a tomada de decisões e a implementação de planos de ação. Finalmente, a fase final consiste na avaliação dos resultados e na verificação de conformidade aos requisitos estabelecidos.

O Arquivo Corrente, também conhecido como Arquivo de Primeira Idade ou Ativo, consiste numa coleção de documentos diretamente relacionados aos objetivos de curto prazo para os quais foram elaborados. Estes são preservados pelos responsáveis na produção, devido à sua validade e ao seu uso contínuo. Estes arquivos são muito utilizados pelos departamentos de gestão.

O Arquivo Intermediário é uma categoria de documentação que recebeu vários nomes ao longo do tempo, como Segunda Idade ou Semiativo. Estes arquivos ficam armazenados em locais destinados ao seu depósito temporário, até que sejam direcionados à sua destinação final. São utilizados em baixa frequência pela parte dos responsáveis da administração.

Os documentos que compõem o Arquivo Permanente são preservados por seu valor histórico e são acessíveis à toda a população. Infelizmente, devido à falta de compreensão dos seus benefícios, muitas vezes o Arquivo é erroneamente descrito como 'inativo' ou 'inescondível'. No entanto, é importante notar que os materiais armazenados neste local não são inúteis ou desnecessários - além da terceira idade ou histórico, o Arquivo tem um papel fundamental na preservação do conhecimento, e pelo trabalho realizado, pode ser considerado uma das peças mais importantes da cultura.

TEMPO DE ARMAZENAMENTO DE DOCUMENTOS

Existem inúmeros documentos que exigem serem preservados por um determinado período. Abaixo listamos o lapso de armazenamento dos principais registros usuais nas organizações: