Antes de abordar como organizar documentos e correspondências, é essencial compreender os conceitos básicos envolvidos nesta atividade. A seguir, apresentaremos os conceitos fundamentais da área de arquivologia, também conhecida como arquivística.

Arquivo: Conjunto de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, além de pessoas físicas e jurídicas, independentemente do suporte da informação ou da natureza dos documentos (Lei Federal nO 8.159/91, art. 2°).

Acervo: Totalidade dos documentos sob custódia de um arquivo.

Arquivamento: Sequência de operações que visam à guarda ordenada de documentos.

Gestão de Documentos: Conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento dos documentos em fase corrente e intermediária (Lei Federal n° 8.159/91, art. 3°).

Tipos de Documentos:

1. Documento Corrente: Documentos em curso ou que, mesmo sem movimentação, constituam objetos de consulta frequente.

2. Documento Intermediário: Documento que, não sendo de uso corrente, aguarda a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

3. Documento Permanente: Documento de valor histórico, probatório e informativo, que deve ser definitivamente preservado.

Avaliação de Documentos: Processo de análise e seleção de documentos de arquivo, que estabelece sua destinação de acordo com os valores que lhes são atribuídos.

Arquivo Privado: Conjunto de documentos produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou jurídicas, em decorrência de suas atividades (Lei Federal n° 8.159/91, art. 11).

Arquivo Público: Conjunto de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos de âmbito federal, estadual, municipal, e do Distrito Federal.

Teoria das Três Idades: Teoria que caracteriza os arquivos como correntes, intermediários ou permanentes, de acordo com a identificação dos valores primário e secundário dos documentos.

Ciclo Vital dos Documentos: Sucessivas fases por que passam os documentos de um arquivo, da sua produção até a sua eliminação ou guarda permanente.

Destinação: Encaminhamento dos documentos à guarda permanente, à eliminação e/ou reprodução, após avaliação.

Espécie Documental: Divisão de gênero documental, que reúne tipos documentais por suas características comuns de estruturação da informação.

Gênero Documental: Reunião de espécies documentais que se assemelham por seus caracteres essenciais, particularmente o suporte e a forma de registro da informação.

O Documento e o seu Processo de Entrada, Tramitação e Arquivamento na Empresa

A informação precisa ser tratada e organizada desde a fonte geradora até a armazenadora. O documento contém dados de grande importância para as decisões administrativas. A ausência de técnicas e métodos apropriados, bem como usos inadequados, prejudicam o correto arquivamento do documento após a tramitação.

Tramitação do Documento

Após o registro no protocolo, o documento é encaminhado ao setor ou autoridade competente. Ele pode sair do setor de protocolo sob a forma original em que deu entrada, ou sob a forma de processo, recebendo uma capa.

Arquivamento

Após a tramitação e conclusão do assunto tratado no documento, ele é destinado a sua etapa final - o arquivamento. A validade do documento é determinada pela Tabela de Temporalidade de Documentos.

O Processo de Arquivamento e Manutenção dos Documentos

O arquivamento de documentos consiste na colocação do documento no lugar a ele destinado. Antes de guardar qualquer documento, a empresa ou a área responsável pelo arquivo da empresa deve elaborar um quadro de avaliação de documentos.

Operações Essenciais para Guarda e Conservação dos Documentos

• Fazer o arquivamento diário de pastas e papeis.
• Confrontar o conteúdo e o número da pasta no momento de arquivar um documento.
• Manter uma sequência estritamente cronológica.
• Não sobrecarregar as caixas arquivo ou pastas.
• Classificar assuntos indefinidos quando não houver definição clara.
• Não permitir que pessoas alheias ao serviço procedam ao arquivamento, salvo sob supervisão, em fase de treinamento.