Reposição de Materiais - Layout Necessário

O setor de compras é de grande valia para a organização, pois aloca uma quantidade significativa dos recursos financeiros adquiridos para pagamentos aos fornecedores. Dessa forma, otimizar os custos de aquisição de produtos pode proporcionar ganhos consideráveis nos resultados econômicos, mesmo que não seja necessário um alto investimento em recursos materiais.

O setor de compras é extremamente importante para a empresa. Para que ele seja eficaz e produtivo, é necessário contar com profissionais treinados para usar todos os recursos à disposição, de modo a atingir os objetivos estabelecidos. A fim de encontrar o perfil ideal, cada empreendimento deve verificar os requisitos essenciais do comprador. Segundo Viana (2000, p. 176), “Em relação às aquisições no mercado interno e no mercado externo, os perfis são totalmente diferentes. O comprador envolvido com operações de importação necessita ter familiaridade com o idioma inglês, além de domínio da legislação pertinente de ambos os países.” Por outro lado, quando se trata de compras locais, não há necessidade de possuir tais habilidades.

O setor de compras necessita de uma estrutura física condizente com o número de compradores. Uma mesa com cadeira para cada um, bem como um computador com internet, um telefone, uma impressora e materiais de escritório, tais como canetas, lápis, borracha e calculadora, são suficientes. É necessário reservar um local onde sejam guardados os pedidos enviados, já que eles podem ser importantes a qualquer momento. Dependendo da empresa, pode ser útil ter uma sala de reuniões para receber representantes e realizar negociações com a diretoria.

A organização do departamento necessita de uma série de recursos para sua adequada operação. Estes incluem a contratação de compradores e a aquisição de equipamentos necessários para a estrutura física. Além disso, é preciso considerar os custos da manutenção e do funcionamento da unidade.

Lote Econômico De Compras: Na administração de compras um método disponível para chegar a uma quantidade de compra que atenda a uma demanda por certo período é o lote econômico de compras. O objetivo maior deste modelo é determinar um lote ou quantidade de um produto a ser comprado, minimizando assim os custos de aquisição e armazenagem. Gonçalves (2007, p. 70) explica, “Uma das técnicas utilizadas para equacionar o conflito de interesses que existe em uma empresa, no que se refere aos níveis ótimos de estoque, envolve a determinação de uma quantidade ideal de compra de cada item de estoque.”

O modelo de lote econômico de compra tem sido amplamente estudado com foco na redução dos custos totais relacionados aos estoques. O objetivo é definir a quantidade ideal a ser comprada, possibilitando a minimização destas despesas.

O método de utilização do lote econômico se baseia em alguns princípios como os descritos abaixo:

- O consumo do item não sofre alterações e se mantém constante;

- O item é produzido e comprado em lotes;

As despesas relacionadas são duas: aquelas associadas à conservação do produto em armazenamento e ao custo de prontificação da encomenda.

Não há espaço para dúvidas acerca da procura, do prazo de entrega ou dos estoques;

- Faltas não são permitidas.

A formulação do lote econômico de compras é determinada por dois principais fatores: custos de aquisição e os de armazenagem. Os primeiros referem-se à estrutura administrativa necessária para a aquisição do produto, incluindo as atividades burocráticas, emissão de documentos e outras etapas internas; já os segundos abrangem os espaços ocupados, movimentação interna, obsolescência, seguro, perdas e extravios. Ao equilibrar adequadamente esses elementos, obter-se-á a formulação correta do lote econômico.

A abaixo ilustração nos fornece uma visão geral de como se deve considerar a movimentação do estoque. Nela, Q (Quantidade Demandada) representa o número de itens a serem comprados em lote, PR (Ponto de Reposição) é o ponto onde deve ser realizado o próximo pedido para que haja um atendimento adequado e TR (Tempo de Reposição) é o período no qual a mercadoria poderá ser utilizada na empresa.

Como se pode ver na imagem (acima), o nível de estoque gasto é considerado igual à quantidade consumida no período anterior, ou seja, não houve alterações no consumo do item e ele permaneceu regular. No entanto, a mudança notada foi que o tempo necessário para esgotar o estoque foi mais curto ou mais longo, resultando numa alteração no tempo de reabastecimento.

Neste modelo, alguns pontos merecem destaque. Primeiramente, é necessário levar em conta que a demanda pode mudar constantemente, especialmente no âmbito dos negócios atuais. Além disso, é essencial assegurar a entrega correta e dentro do prazo determinado, não havendo espaço para falhas.

Diversos escritores fazem referência a uma equação do lote econômico. A fórmula para o seu cálculo, segundo Caxito (2011, p. 164), é a seguinte:

Onde:

L= Lote econômico de compras.

Q= Quantidade.

O valor de cada compra, considerando despesas com envio, é denominado CP (Custo por Pedido).

P= Preço unitário

Diversos problemas motivaram o desenvolvimento de um modelo que atendesse eficientemente as necessidades. O método de revisão periódica foi uma das soluções encontradas, que consiste em verificar regularmente os estoques e implementar novos pedidos, considerando o prazo de entrega e a demanda prevista para cada período. Bertaglia (2009, p. 350) complementou: "Esse método engloba a análise constante dos estoques e a colocação de pedidos no final de cada revisão. O número de períodos entre os pedidos é determinado com antecedência, sendo que a demanda total é variável e o tamanho do lote se altera junto. Apesar disso, o período de revisão permanece inalterado."

A frequência das revisões de estoque se torna viável conforme a classificação dos itens. Aqueles considerados prioritários, supondo-se que eles possuam um nível de estoque menor, devem ser analisados com maior frequência. Já em relação aos produtos baratos, é possível adotar um período mais longo entre as avaliações. Tudo isso depende da estratégia escolhida pela organização.

Este produto requer atenção especial ao ser empregado, pois é necessário verificar periodicamente a quantidade armazenada para o consumo, já que as solicitações, sejam elas planeadas ou imprevistas, podem variar gerando um déficit de estoque.

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