Produtividade e Eficiência
Para que se tenha absoluta certeza da eficiência e qualidade da utilização dos produtos em estoque, é preciso atingir metas e seguir alguns padrões de trabalho, para que a excelência de trabalho seja refletida nos indicadores de produtividade.
Padrões e Metas: Estabelecer padrões é importante para avaliar de forma eficaz a gestão do estoque. Estes podem ser estabelecidos com base em custos, serviço, concorrentes ou estatísticas passadas. Segundo Ballou (1993), essas expectativas devem servir de guia para o desempenho, que é monitorado durante o tempo de operação.
É necessário monitorar os resultados das metas para alcançar os padrões desejados e para identificar possíveis problemas que precisam ser corrigidos. Assim, com a melhoria contínua, é possível evitar prejuízos e aumentar os investimentos sem recursos físicos ou humanos.
Mensurando o Desempenho: É necessário mensurar o trabalho para obter informações concretas antes de tomar qualquer atitude. Segundo Ballou (1993, p.352) a tarefa da medida de desempenho é fornecer dados sobre as atividades logísticas quando houver variabilidade além do esperado. A administração criou vários métodos para obter esses dados.
Relatórios e auditorias são métodos para medir desempenho. A tecnologia da informação também facilita a impressão destes relatórios. No caso de ressuprimento, os relatórios mais usados são posição de estoque, consumo, compra média, classificação de fornecedores, armazenagem e processamento de pedidos. Estes devem ser analisados regularmente para mostrar tendências e comparar desempenhos por período. Segundo Ballou, os relatórios oferecem informações detalhadas, gerando sequências que dão a ilusão de animação.
Relatórios podem não mostrar informações corretas devido a erros nos parâmetros, digitação, retiradas, devoluções e até roubos. Por isso, auditorias devem ser realizadas para uma análise acurada do sistema. Estas podem ser feitas em diversas atividades, como contagem de estoque para cálculo de impostos e taxas, corrigindo discrepâncias nos registros contábeis.
As notas de cobrança de fretes necessitam de uma autorização devido ao grande volume de transportes, pois um erro de cálculo pode causar prejuízos. Existem diversas formas de auditoria para controlar as operações logísticas diárias, como a nível de serviço, eficiência de manuseio, uso da frota e espaço de armazenagem. Estes relatórios irregulares são complementos importantes para os relatórios periódicos.
A realização de auditorias tem como objetivo principal a garantia de que as informações contidas nos relatórios sejam corretas. Quando algum equívoco é percebido, torna-se necessário reestruturar os processos para que não ocorram mais erros.
