Identificação, Codificação e Rastreamento

Após o recebimento, todas as mercadorias devem ser devidamente rotuladas para que sejam armazenadas ou conferidas. Em caso de os processos de recebimento e armazenamento serem desempenhados por funcionários diferentes, é importante codificá-la para que todas as informações possam ser facilmente obtidas.

Uma forma eficaz e de baixo custo para identificar e rastrear produtos é a utilização de códigos únicos. Estes são compostos por letras ou números que fornecem informações precisas e exclusivas. Assim, é possível localizar os itens em estoques ou sistemas de controle, para acompanhar as entradas e saídas com rapidez e exatidão, podendo assim ter sempre consciência do número de unidades disponíveis.

Este processo, o de código de barras – que veremos em breve –, em geral segue uma lógica em que alguns números identificam o grupo, a categoria, a família e a classe a que pertence o produto e outros, o produto específico. Assim, em nossa cozinha, teríamos, por exemplo:

- Categoria de produtos: produção de doces – código 01 ou AA.

- Grupo do tipo de doce: bolos – código 02.

- Classe do bolo: bolos com chocolate – código 01.

- Família de ingrediente: cacau em pó – código 11.

- Tipo de unidade: caixa de 200 gramas – código 200.

Desse modo, o código completo que identificaria o item cacau seria: 01 02 01 11 200 ou AA 02 01 11 200. Esse código seria anotado em todas as caixas de cacau e na prateleira onde ficariam guardadas, bem como na ficha de controle de estoque – nesse caso, a ficha deveria prever a existência de caixas com outras capacidades, como 500 g, 1 kg etc.

Na primeira classificação, que aqui denominamos “categoria”, poderíamos ter produção de salgados, por exemplo, ou de refrescos etc. No que chamamos “grupo”, poderíamos ter itens para produção de pavês, sorvetes etc. Na “classe do bolo”, de banana, de laranja etc. Na “família”, chocolate em pó, farinha, fermento em pó etc., e assim por diante, de modo que cada classificação seguiria a sequência dos números: 01, 02, 03, 04, 05 etc.

A classificação inicial reúne uma ampla gama de produtos; outra categorização identifica, especificamente, o produto acabado; outro nomeia, de maneira particular, a “espécie” do artigo; uma outra classificação discrimina o item em si, no nosso caso, o ingrediente cacau; e uma última descreve a capacidade da embalagem.

A etiquetagem é a abordagem mais eficaz, pois permite a impressão de etiquetas com códigos de barras que são coladas em caixas, peças, volumes e outros objetos que não venham já identificados pelo fornecedor. Para isso, são empregadas tecnologias como impressoras de código de barras, impressoras térmicas, leitores e coletores.

O código de barras, que é uma codificação alfanumérica, vem sendo usado como um mecanismo de leitura para proporcionar acesso a dados diversos, de modo absolutamente seguro e sem possibilidade de erros. Esta característica torna o processamento de informações muito mais rápido, contribuindo para elevar significativamente a produtividade do processo.

Os decodificadores, como o nome já sugere, são responsáveis por ler o código de barras. Por outro lado, os coletores de dados armazenam as informações para que elas possam ser posteriormente processadas pelo sistema.

Alguns possuem pequenas impressoras anexadas, como as utilizadas pelas companhias de abastecimento de água, e imprimem a conta no local de origem após a leitura do medidor de água. Esses equipamentos são frequentemente usados para registro, identificação e catalogação dos produtos adquiridos pela empresa, além de outras atividades.

Há dois tipos de código de barras: os lineares e os bidimensionais. Os lineares, cujas etiquetas representam séries de números, por sua vez também são de dois tipos: o tipo GTIN-13 (13 dígitos) é utilizado no varejo, em geral para identificação do país de origem, do fabricante e do produto em si e aparece nas embalagens dos produtos nos supermercados; os leitores, no caixa, identificam o produto e o programa de gerenciamento processa a informação instantaneamente. O tipo GS1-128 é utilizado na movimentação de produtos pelas empresas e comporta mais informações necessárias para o controle interno, como dados da compra (pedido, nota fiscal, quantidades etc.) e da produção (lotes, datas de fabricação, validade, numeração de identificação etc.).

Os códigos de duas dimensões são uma tecnologia relativamente recente, capaz de oferecer um número substancial de dados em uma área muito menor do que os familiares códigos de barras.

O rótulo autoadesivo é empregado em embalagens unitárias de medicamentos e alimentos, que exigem uma identificação mais profunda. Esta inclui informações como a validade, número de lote, etc., tornando possível o seu monitoramento.

Durante 2013 e 2014, diversos produtos alimentícios sofreram recalls devido às falhas em suas composições, o que poderia gerar problemas para a saúde dos consumidores. Para agilizar o processo de localização e recolhimento desses itens, as empresas passaram a utilizar códigos de rastreio.

Os QR Code estão cada vez mais comuns, sendo conhecidos como Quick Response Code. Estes códigos podem ser escaneados por celulares equipados com a tecnologia adequada, proporcionando uma resposta rápida.

A Identificação por Radiofrequência (RFID) é outra tecnologia que tem sido amplamente empregada para fins de localização e rastreamento. Esta se baseia na utilização de ondas de rádio e etiquetas inteligentes equipadas com microchips e antenas. Essas etiquetas captam e armazenam informações, e as retransmite de volta aos transmissores, permitindo que os objetos sejam identificados e localizados a longas distâncias sem necessidade de contato visual. Dessa forma, essas etiquetas não precisam ser expostas ao público.

Muitas etiquetas não necessitam de baterias, pois são alimentadas pela energia das próprias transmissões que recebem. Isso permite que os dados do estoque sejam processados em tempo real, de forma mais ágil do que a leitura tradicional de códigos de barras por meio de um operador humano. Além disso, o microchip contém uma maior variedade de informações.

Em 2014, um enorme furto foi perpetrado em Campinas (SP): sete caminhões carregados com uma variedade de equipamentos eletrônicos (celulares, tablets etc.) foram sequestrados de uma fábrica pertencente a um dos maiores fabricantes do setor. Interessante notar que os ladrões tinham profundo conhecimento da tecnologia, pois não se apropriaram de mercadorias etiquetadas.

O sistema de gerenciamento de estoque é uma ferramenta extremamente útil na área de armazenamento, possibilitando a gestão do endereçamento, dos equipamentos e dos profissionais que devem ser designados para realizar a tarefa, como observamos.

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