Inventário

Uma verificação de estoque é essencial para certificar que os bens físicos sejam equivalentes aos listados no sistema eletrônico. O processo de auditoria também avalia os documentos de entradas e saídas, volumes excedentes, erros e ajustes, habilitando à administração a tomar decisões com base na quantidade de produtos estocados. Sem uma gestão adequada do estoque, as empresas podem sofrer grandes prejuízos.

De acordo com Viana (2000, p. 43), a realização de um inventário físico tem como intuito estabelecer uma auditoria contínua dos estoques armazenados no almoxarifado, objetivando assegurar a precisão das informações contábeis e reais, indispensável para que a operação possa ocorrer de forma eficaz.

O inventário de estoque é necessário para garantir o acompanhamento e controle das mercadorias em todos os setores da empresa. Pode-se abranger desde matérias-primas, produtos acabados, aqueles em processo, materiais diversos, consumíveis e economato, pois eles possuem quantidades que precisam ser verificadas.

Para conquistar resultados satisfatórios na contagem de estoque, é fundamental planejar com exatidão e reunir o líder e os subordinados para definir as tarefas de cada um, escolher materiais apropriados, estabelecer um calendário para a contagem dos produtos e delimitar metas. É imperativo notificar todos os setores com antecedência e organizar o estoque. A contagem deve ser realizada por pessoas qualificadas e de confiança. Uma vez feita a contagem, os dados devem ser registrados no sistema para confronto e avaliação de possíveis falhas.

Periodicamente, para garantir a eficiência do estoque, é indispensável realizar inventários de todos os itens armazenados, a fim de confirmar se há alguma divergência entre o estoque real e os registros.

Os inventários podem ser:

a) Geral: Efetuado no final do exercício, abrange todos os itens de estoque de uma só vez. Por tratar-se de uma operação de duração prolongada, que, por incluir quantidade elevada de itens, impossibilitam as reconciliações, análise das causas de divergências e consequentemente ajustes.

b) Rotativos: Tem como norma distribuir as contagens ao longo do ano, com maior frequência, porém concentrada a cada mês em menor quantidade de itens, reduzindo o tempo da operação, dando melhores condições de análise das causas de ajustes e visando melhor controle. Abrangerá através de contagens programadas todos os itens de várias categorias de estoque. Dividindo-se em três grupos:

O Grupo 1 reúne aqueles produtos que são mais cobiçados e representam um maior valor em estoque. Por essa razão, é necessário que sejam auditados três vezes por ano.

O Grupo 2 é formado por produtos considerados de relevância média para os estoques, assim como para o planejamento e tratamento. Tais itens requerem um inventário duas vezes ao ano.

O terceiro grupo é formado pelos itens restantes. São materiais com baixo valor de estoque. Estes produtos serão inventariados anualmente.

Preparação E Planejamento Para O Inventário

A elaboração de um inventário eficiente está diretamente relacionada à sua adequada planejamento e preparação.

Deverão ser providenciados:

As folhas de convocação e de serviços fornecem informações importantes sobre a data, horário e local de trabalho para aqueles que foram chamados para prestar serviço. Estas folhas permitem que os convocados conheçam todos os detalhes essenciais para o desenvolvimento das atividades.

b) Proporcionar recursos suficientes para o registro preciso e adequado dos dados.

c) Reanálise da arrumação física.

d) Método de treinamento e execução.

e) Atualização e análise dos registros.

f) Cut-off para documentação e movimentação de materiais a serem inventariados

Convocação

Tem como função esclarecer e motivar as equipes que irão participar do inventário, garantindo o bom andamento do trabalho. Com aproximadamente três semanas de antecedência a lista de convocação deve ser distribuída para cada funcionário participante. Nesta lista deve conter ainda: as equipes de 1ª contagem (reconhecedores) e as equipes de 2ª contagem (revisores), já organizadas.

Arrumação Física

Antecedendo à realização do inventário, as áreas e itens a serem contabilizados deverão ser organizados da maneira mais prática possível. Para tal, é necessário agrupar os produtos similares, identificar todos os materiais, liberar corredores para facilitar o deslocamento e separar aqueles produtos não passíveis de serem contabilizados, se for o caso. Além disso, é essencial que sejam disponibilizados com antecedência todos os equipamentos necessários para o levantamento do inventário.

Registro Do Inventário

É primordial que se tenha um controle minucioso do inventário. Para tal, é necessário criar uma estrutura de registro que possibilite assegurar e garantir um cômputo exato.

A realização de contagens de estoque pode ser significativamente facilitada com o uso de cartões específicos. Esses cartões têm partes removíveis, permitindo a contagem de até três lotes diferentes. É importante que cada cartão seja impresso em uma cor distinta, para que sejam identificados facilmente os tipos de estoque contabilizados. Além disso, todos os campos do cartão devem ser preenchidos previamente, antes da contagem realmente ser iniciada.

Os cartões devem conter, no mínimo, as seguintes inscrições:

a) código;

b) descrição;

c) local;

d) quantidade;

e) unidade;

f) visto;

g) conferido.

Parada nas Entradas/Saídas de Estoque

É essencial criar um mapa minucioso com os detalhes dos três últimos documentos antes da contagem de estoque (notas fiscais, empenhos, requisições, entre outros). Se este processo não for realizado adequadamente, pode haver uma discrepância entre o inventário e a realidade.

É imprescindível que não haja movimentação de mercadorias no dia da apuração. Portanto, os fornecedores devem ser devidamente instruídos a não entregarem produtos nessa data.

Atualização E Registros De Estoque

A data do inventário determinará que todos os registros de entrada, saída e saldo dos itens sejam necessariamente atualizados. O controle de estoque será supervisionado pelo responsável, que terá a incumbência de garantir que todos os documentos usados para monitorar o movimento também estejam sendo considerados.

Contagem Do Estoque

Todos os itens do estoque, sujeitos à contagem de inventário, deverão ser necessariamente verificados duas vezes. A primeira equipe fará a contagem imediatamente após fixar o cartão de inventário ao lote e anotará os resultados na primeira parte desse cartão. Essa equipe entregará os dados para o responsável pela primeira contagem, que, por sua vez, os repassará ao responsável pela segunda contagem. A segunda equipe também fará o registro da contagem na segunda parte do cartão e o entregará ao coordenador de inventário. Se as duas contagens coincidirem, o inventário desse item será considerado correto; caso contrário, uma terceira contagem deverá ser realizada por outra equipe diferente das anteriores. A etiqueta identificadora do lote será afixada no material como prova de que foi contado e só poderá ser removida após o término do inventário.

Ajustes

Os setores responsáveis pelos controles de estoque necessitam apresentar argumentos acerca das variações ocorridas entre o estoque contábil e o inventariado. O Departamento de Controle de Estoque organizará a avaliação do inventário em um mapa ou relatório detalhado, visando esclarecer as discrepâncias a maior e a menor, assim como a diferença geral entre ambos os estoques.

Os índices de discrepâncias podem ser tolerados ou não. Segundo a norma para os artigos da classe A, não deve haver tolerância para alterações nos estoques, procurando-se sempre explicar o motivo da desigualdade.

Após a avaliação e confirmação das alterações do estoque, o Departamento de Controle de Estoques emitirá uma listagem autorizando os reajustes necessários.

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