O Armazenamento em Prateleiras
Diversas empresas ao redor do globo adotam o sistema de armazenamento em estantes. Essa é uma das maneiras mais sistemáticas de organizar os materiais e implementar um controle de estoque por meio de etiquetas nas estantes.
Atualmente, no mercado brasileiro, há uma ampla seleção de armários de metal que desempenham a função de um conjunto estruturado de estantes, servindo para o armazenamento de materiais. Existem até armários especialmente adaptados para almoxarifados, levando em consideração as necessidades de cada usuário. As estantes devem ser dispostas de maneira que qualquer pessoa familiarizada com as rotinas do almoxarifado possa encontrar os materiais solicitados o mais rapidamente possível, sempre que necessário.
Uma das abordagens mais simples e eficientes para a distribuição dos materiais dentro do almoxarifado é numerar as estantes no sentido horário, a partir da entrada, de modo que a estante número 1 esteja imediatamente à esquerda de quem adentrar. Seguindo esse critério, todas as estantes são numeradas até que a última esteja localizada à direita da entrada.
No esquema abaixo, podemos notar com clareza que esse tipo de arranjo organiza a localização das prateleiras.
Após organizar os arranjos e divisões de cada prateleira, atribua-lhes uma numeração específica. Para isso, siga a sequência: do lado esquerdo para o direito, e de baixo para cima. Dessa forma, todos os itens colocados ficam devidamente identificados.
Imagine-se que um objeto "N" esteja posicionado como é mostrado na figura. Para indicar exatamente onde ele se encontra, é necessário especificar:
- o número da prateleira;
- a numeração horizontal;
- a enumeração vertical.
Simplificando o Trabalho no Almoxarifado
Simplificar o trabalho é um objetivo desejado por administradores, especialmente aqueles responsáveis por um Almoxarifado. Simplificar não significa tornar o trabalho primitivo, mas sim torná-lo racional, preciso e rápido, com um mínimo de esforço.
Embora pareça inicialmente uma tarefa árdua e complicada, a simplificação do trabalho no Almoxarifado não requer uma reengenharia administrativa complexa. Existem algumas abordagens que podem auxiliar nesse processo, considerando aspectos relacionados às atividades internas, tais como:
- Esboço e disposição do trabalho.
- Tipos de materiais, dimensões e melhores práticas de transporte e armazenamento.
- Uso de transporte mecânico para reduzir o trabalho manual.
- Identificação dos trabalhos mais pesados ou desagradáveis.
- Questões de segurança.
Antes de implementar métodos simplificados de trabalho, é necessário realizar um estudo minucioso e desenvolver um sistema de planejamento para garantir o sucesso e as vantagens dessa abordagem.
Controle de Entrada/Saída
O controle de entrada/saída é um método aprimorado e periódico de monitoramento do Almoxarifado, permitindo que o profissional tenha um acompanhamento do estoque, controle de níveis mínimos e máximos, segurança dos materiais e realização do inventário físico.
Ao executar esse controle mensalmente, o administrador pode identificar erros e falhas ocorridos durante todo o processo, evitando a omissão de lançamentos nos registros.
Esse trabalho envolve a análise de:
- Notas de entrada.
- Requisições de compra.
- Notas de saída.
- Fichas de controle.
- Quantidades físicas em comparação aos registros de estoque.
Controle de Entrada
No controle de entrada, é importante verificar se o material foi realmente recebido, contado, pesado, etc. As notas de entrada devem estar numeradas, datadas e conciliadas com as notas fiscais, além de serem registradas nas fichas de estoque e assinadas pelo responsável pelo recebimento.
Controle de Saída
No controle de saída, é essencial seguir a rotina de distribuição e exercer maior fiscalização para evitar desvios e possíveis roubos. O administrador também deve verificar:
- Ausência de requisições, notas ou lançamentos de saída duplicados.
- Lançamentos duplicados de saída com o mesmo número.
- Cancelamento de pedidos em excesso.
- Emendas e rasuras em notas.
- Conformidade das quantidades fornecidas com o consumo dos sub-almoxarifados.
Além disso, é necessário realizar auditorias físicas no estoque, que representa o patrimônio transformado. A ficha de controle de estoque é o ponto de partida para essa verificação. Embora possa parecer antiquada, essa ficha fornece informações sobre a localização do estoque do Almoxarifado em um determinado momento. É importante observar:
- Correção na descrição do material, de acordo com as especificações.
- Precisão na classificação, codificação e localização, correspondendo às fichas de estantes e prateleiras.
- Registro adequado das diferenças de estoque.
- Controle de devoluções e materiais danificados.
- Correspondência entre os registros de estoque e outros registros.
- Medidas de segurança adequadas.
Ao adotar essas práticas de controle e simplificação do trabalho no Almoxarifado, é possível obter benefícios significativos e garantir um funcionamento mais eficiente e seguro do sistema de armazenamento e distribuição de materiais.
