Funções Administrativas

Todos os alunos de Administração precisam entender o conceito de PODC, que significa as quatro funções básicas da teoria Clássica e Neoclássica: Controle, Direção, Organização e Planejamento. Essas funções são fundamentais para compreender os princípios da disciplina.

Ao se falar de Administração, gerenciamento, supervisão e cuidado são as palavras que nos vêm à cabeça. O trabalho administrativo envolve o empenho físico e mental para obter resultados através da gestão de pessoas. Quando essas funções são estudadas separadamente, são chamadas de funções administrativas. Quando estudadas em conjunto, compõem o processo administrativo.

A literatura neoclássica da Administração trata de descrever como o processo administrativo, que está ligado ao conjunto das funções administrativas, é implementado pelas organizações. Esta abordagem visa explicar o funcionamento dessas funções dentro dos ambientes organizacionais.

As funções do processo administrativo são:

• Planejamento;
• Organização;
• Direção;
• Controle.

As atividades que a administração desenvolve nas empresas criam um processo ininterrupto. Estas são dirigidas por funções de modo a garantir o sucesso das organizações, atuando da seguinte forma:

As funções do processo administrativo são as seguintes:

Planejamento: O processo de planejar inclui a definição de todas as atividades e ações necessárias.;

Organização: é a função que consiste em organizar os recursos disponíveis para que o que foi planejado possa ser executado;

Direção: é a função de direcionar a execução do trabalho planejado, para que os objetivos da organização possam ser alcançados;

Controle: trata-se da função administrativa que analisa os resultados obtidos pela organização e direção, comparando-os com o que foi planejado.

Vamos estudar com um pouco mais de detalhes sobre cada uma destas funções administrativas!

PLANEJAMENTO

Estabelecer objetivos e definir as tarefas necessárias para alcançá-los é o processo de planejamento. Empresas podem estabelecer planos a curto e longo prazo, dependendo do que foi determinado. O planejamento é fundamental para manter a empresa ativa, pois permite que as decisões sejam tomadas com consciência. De acordo com Chiavenato (2002), os planos devem ser criados de forma antecipada para enfrentar o futuro de incertezas. Existem muitos tipos de planos para serem usados nessa situação.

Planos: referem-se ao que deve ser feito e podem ser entendidos como esquemas. Existem vários tipos de planos, como:

• Programas: uma programação reúne vários tipos de plano, como produção.
• Procedimentos: utilizados para mostrar a sequência das rotinas, como emissão e preenchimento de formulários no almoxarifado.
• Métodos: detalham como uma atividade deve ser executada nos mínimos detalhes, como a montagem de uma peça de uma máquina.
• Normas: são regras que determinam o que deve e o que não deve ser feito, como a proibição de fumar em alguns lugares ou a exigência de crachás.

Técnicas de Planejamento: referem-se a como as coisas devem ser feitas. As técnicas de planejamento permitem controlar os planos em relação aos prazos e tarefas a serem executadas, como o uso de cronogramas.

ORGANIZAÇÃO

A organização é a segunda etapa do processo administrativo e é definida por Chiavenato (2002) como "a função administrativa que agrupa os órgãos e as atividades necessárias para alcançar os objetivos da empresa" (p.24).

Para alcançar a execução correta das atividades, é necessário estabelecer um sistema de organização para organizar, alocar, dividir e categorizar o trabalho. Dessa forma, as pessoas envolvidas podem desempenhar suas funções específicas e evitar conflitos e descuidos na execução das tarefas. A organização da empresa também ajuda a identificar quem faz o quê e quais são as responsabilidades de cada um. A função organização é baseada em quatro princípios, descritos a seguir:

• Princípio da Especialização: A empresa deve se basear na divisão do trabalho para buscar a especialização das pessoas.
• Princípio da Definição Funcional: Cada tarefa, função e atividade, bem como suas responsabilidades, devem ser definidas por escrito. O organograma é uma técnica para representar esse princípio.
• Princípio da Autoridade e Responsabilidade: A autoridade é o poder de dar ordens e exigir obediência do subordinado, enquanto a responsabilidade é o dever de prestar contas à autoridade.
• Princípio Escalar: Cada pessoa deve saber a quem deve prestar contas de suas funções, referindo-se ao princípio anteriormente citado.

DIREÇÃO

Visando o alcance de objetivos, toda empresa necessita de direção. Esta tem como propósito orientar as pessoas envolvidas para decidirem o melhor caminho para atingir os fins desejados. Como explicado por Chiavenato (2002), uma vez definidos os objetivos, planejamento e organização implementados, é da responsabilidade da direção colocar em prática esses planos. Desse modo, a direção é um elemento guia dentro das organizações, supervisionando e coordenando as pessoas e as tarefas estabelecidas.

A direção de uma organização exige a definição de estratégias eficazes. Desta forma, é preciso estabelecer procedimentos adequados para alcançar os objetivos propostos. Um bom líder tem a capacidade de aplicar esses métodos a fim de assegurar o sucesso das suas atividades. Alguns procedimentos e meios utilizados pelos gestores são:

• Instruções e ordens: servem para iniciar as atividades necessárias na empresa, definindo o que e quando fazer (ordem) e como fazer (instrução).
• Comunicação: é o processo de transmitir informações e compreender uma mensagem.
• Motivação: é o motivo que leva alguém a fazer algo. Refere-se à habilidade de despertar o interesse e o entusiasmo pela atividade.
• Liderança: trata da capacidade de influenciar o comportamento das pessoas. A liderança pode ser influenciada pela posição hierárquica, competência profissional e personalidade.

– Posição hierárquica: ocorre em função da autoridade do chefe.

– Competência profissional: resultante do conhecimento.

– Personalidade: decorrente das habilidades pessoais (caráter, inteligência).

CONTROLE

A função de controle na administração consiste em medir e avaliar o desempenho das atividades para verificar se estão ocorrendo conforme o planejado, permitindo realizar correções e melhorias. O processo de controle estabelece padrões que representam um resultado desejado, como quantidade, qualidade, tempo e custo. A empresa pode escolher um tipo de padrão a ser seguido para efetivar o controle de suas atividades, como a produção de calçados que segue o padrão de qualidade.

A função de controle deve ser executada em todas as áreas da empresa, incluindo finanças, produção, marketing e recursos humanos. Em seguida, apresentarei a estrutura organizacional.