Entrada de Materiais
O processo de recebimento de materiais é uma etapa essencial no gerenciamento de estoque, também conhecido como recebimento. Nessa fase, os colaboradores do armazém recebem dos fornecedores os materiais adquiridos pela empresa.
Contagem e Conferência dos Materiais
Ao receber os materiais no estoque, é necessário realizar a contagem e recontagem, garantindo uma breve conferência dos itens adquiridos. Geralmente, os materiais são entregues pelo fornecedor, que assume a responsabilidade pela sua integridade até que cheguem ao estoque.
O local de entrega deve ser previamente especificado no contrato ou na nota fiscal dos produtos.
Somente após o recebimento dos materiais, a responsabilidade pela guarda é transferida para a empresa receptora.
Classificações do Recebimento
O recebimento de materiais pode ser classificado de duas maneiras distintas:
Recebimento Provisório: Refere-se aos materiais adquiridos que podem ou não ser aceitos no momento do recebimento. Nesse caso, são realizados procedimentos de conferência para determinar a aceitação ou não do material.
Recebimento Definitivo: Trata-se do recebimento que está de acordo com a descrição contida na documentação fiscal. Ou seja, é por meio da documentação que o material é conferido e recebido, seguindo as especificações do contrato.
Importância dos Procedimentos de Recebimento
Surge frequentemente a dúvida sobre a importância de realizar os procedimentos de recebimento de materiais. O objetivo principal desses procedimentos é garantir que os itens adquiridos estejam íntegros e em conformidade com as informações presentes na documentação fiscal do produto. Além disso, esse processo fortalece a relação profissional entre fornecedor e comprador, evitando desperdícios e retrabalhos. De forma geral, contribui para a eficiência operacional e redução de custos no estoque de armazenamento.
Conferência de materiais no recebimento
O processo de recebimento de materiais vai além de simplesmente descarregar e armazenar produtos. Ele engloba uma série de atividades que se estendem desde o recebimento do material até a sua estocagem. É crucial realizar uma minuciosa conferência dos artigos antes de recebê-los, a fim de evitar erros e equívocos no processo e, consequentemente, reduzir custos operacionais de troca.
Conferência de Materiais de Alto Valor
De acordo com a Lei Federal nº 8.666, datada de 21 de junho de 1993, quando o valor do material a ser recebido excede 80 mil reais, a conferência não é realizada pelo setor de almoxarifado. Em vez disso, uma comissão composta por três membros da gerência é responsável por essa tarefa.
Nesses casos, o material recebido deve ser estocado provisoriamente até que a comissão designada realize a contagem dos itens adquiridos, seguindo as especificações do contrato.
Atuação do Almoxarifado
Após a conferência e aceitação dos artigos pela comissão, é a vez do almoxarifado entrar em ação. Ele procede com a entrada dos materiais recebidos no sistema e realiza a catalogação dos itens.
Procedimento de Conferência dos Itens Adquiridos
A conferência dos itens adquiridos deve seguir um procedimento adequado para assegurar a precisão e a integridade dos registros. Recomenda-se adotar as seguintes etapas:
Verificação física: Realizar uma inspeção minuciosa dos materiais recebidos, comparando-os com as informações contidas na nota fiscal, ordem de compra ou contrato. Verificar se os produtos estão em conformidade com as especificações solicitadas, em termos de quantidade, qualidade e características.
Registro de informações: Registrar todas as informações relevantes sobre os materiais recebidos, incluindo data, fornecedor, número da nota fiscal, descrição dos produtos, quantidade, valor e qualquer observação adicional.
Aceitação ou rejeição: Com base na conferência realizada, determinar se os itens devem ser aceitos ou rejeitados. Em caso de irregularidades, entrar em contato com o fornecedor para resolver a situação.
Registro de não conformidades: Caso seja identificada alguma não conformidade ou discrepância, documentar detalhadamente a ocorrência e tomar as medidas necessárias para corrigir o problema.
Comunicação interna: Comunicar os resultados da conferência aos setores pertinentes, como o setor de compras, contabilidade e demais envolvidos no fluxo de materiais.
Ao adotar um processo de recebimento de materiais abrangente, que inclui conferências adequadas, envolvimento de comissões em casos específicos e registros precisos, é possível garantir uma gestão eficiente do estoque e reduzir possíveis erros ou custos operacionais desnecessários. A atenção aos detalhes e o cumprimento das diretrizes estabelecidas são fundamentais para um fluxo de materiais eficaz e transparente.
Processo de Conferência: Métodos e Procedimentos
A conferência dos itens adquiridos envolve a adoção de diferentes métodos, visando garantir a precisão e a integridade do processo. São eles:
1. Conferência Visual
Nesse método, realiza-se um exame superficial dos itens adquiridos, com o objetivo de identificar possíveis avarias e observar a integridade física dos produtos.
2. Conferência Quantitativa
A conferência quantitativa consiste na verificação da quantidade dos itens, conforme estabelecido na nota fiscal ou em documento similar. Esse tipo de conferência pode ser realizado de duas formas:
a) Pelo volume total do material adquirido: Nesse caso, todos os itens são contabilizados. Existem duas abordagens possíveis:
O funcionário realiza a contagem de acordo com as informações contidas na nota fiscal, a fim de identificar possíveis equívocos na quantidade de itens durante a entrega.
(ii) O colaborador realiza inicialmente a contagem dos artigos adquiridos e, em seguida, compara as informações com a nota fiscal. Esse método é conhecido como contagem cega.
b) Por amostragem dos itens: Nesse método, a quantidade declarada na nota é verificada por meio de uma análise de amostras de cada item, buscando identificar erros e desvios.
3. Conferência Qualitativa
Esse tipo de conferência envolve a análise da qualidade dos produtos adquiridos, comparando as informações da nota fiscal e do contrato com o fornecedor.
Esses procedimentos visam garantir o recebimento correto dos artigos, levando em consideração os seguintes aspectos:
- Características dimensionais do item;
- Características específicas do item;
- Restrições relacionadas ao item.
Após a conferência dos artigos recebidos, o almoxarife tem a possibilidade de recusar totalmente a carga caso encontre irregularidades em relação ao que foi acordado em contrato.
Razões para a recusa total da carga
A recusa total da carga pode ocorrer por diversas razões, como:
- A quantidade de produtos recebidos não coincide com a informada na nota fiscal;
- Falta de documentação fiscal adequada;
- A especificação do item difere daquela descrita na nota de recebimento.
Quando o desvio na quantidade de itens comparada à amostra analisada ultrapassa 3%, é recomendada a recusa total da carga. Nesse caso, é possível reagendar a entrega dos materiais.
Recebimento Total dos Itens
O recebimento total dos itens corresponde à entrega correta dos artigos especificados na nota fiscal ou documento similar. Alguns aspectos importantes a serem considerados são:
- Requisitos de documentação;
- Quantidade de itens;
- Qualidade dos itens.
Recebimento Parcial de Mercadorias
Quando ocorre o recebimento parcial de mercadorias, significa que apenas uma parte dos itens está correta e pode ser aceita. Nesse caso, é necessário registrar, na nota ou documento fiscal, os itens recebidos e agendar uma nova entrega para os itens faltantes.
É importante destacar que a nota fiscal só deve ser entregue quando a parte faltante da carga também for recebida corretamente. Para essa nova entrega, será necessário realizar um novo agendamento e procedimento de recebimento.
Veja também:
