O Arquivo

Aprenda a gerenciar seus documentos de maneira eficiente e ágil, garantindo controle sobre todo o material arquivado e acesso rápido às informações que necessita.

Funções do Arquivo:

1. Preservar a documentação;
2. Organizar e classificar a documentação;
3. e Proporcionar consulta rápida.

Se o arquivo não cumprir essas três funções é sinal de que não está devidamente organizado. Existem três tipos de arquivo:

a) Arquivo ativo: aquele que guarda os documentos de uso freqüente e continua recebendo novos documentos.

b) Arquivo inativo: Guarda documentos que são consultados ocasionalmente

c) Arquivo Histórico: guarda documentação que tem conotação histórica para a empresa, funcionando como um museu. Guarda documentos de propaganda, fotos, matérias de jornais e revistas, tecnologias, produtos novos etc.

DETALHES IMPORTANTES PARA UM ARQUIVO ORGANIZADO:

1. Evite Abarrotamento de Gavetas e Pastas

• Mantenha as gavetas e pastas organizadas, evitando o acúmulo excessivo de documentos.
• Ao atingir a capacidade máxima de uma pasta, abra uma nova com o mesmo tipo de controle.

2. Utilize Plástico para Separar Documentos

• Dê preferência ao uso de plástico para separar os documentos dentro das pastas.
• Evite o uso de clipes e utilize grampos para prender os papéis, evitando que se percam dentro do arquivo.

3. Posicione os Grampos no Lado Superior Esquerdo

• Ao grampear os documentos, posicione o grampo sempre no lado superior esquerdo do papel.
• Isso facilita a leitura e a passagem das páginas no arquivo.

4. Dobre Materiais Volumosos com o Título para Fora

• Quando lidar com materiais volumosos, dobre-os e mantenha o título visível para facilitar a localização posteriormente.

5. Reforce os Furos do Papel

• Os furos do papel devem ser reforçados com etiquetas próprias para evitar que se rasguem com o tempo.
• Isso previne que os papéis se soltem e se percam dentro do arquivo.

6. Conserte Papeis Rasgados com Fita Adesiva

• Todos os papéis rasgados devem ser cuidadosamente consertados com fita adesiva.
• Isso ajuda a manter a integridade do documento.

7. Estire os Papéis Amassados

• Papéis amassados devem ser estirados antes de arquivá-los.
• Além de conservar melhor o documento, essa prática também economiza espaço no arquivo.

FORMAS DE ARQUIVAMENTO

Arquivo Frontal: é um armário de aço, no qual os documentos são dispostos uns atrás dos outros, com a frente voltada para quem os consulta.

Armários de Aço: São móveis com portas, usados para a guarda de classificadores A/Z, volumes encadernados ou documentação sigilosa.

Arquivo portátil: é uma arquivo de aço transportável, com número variado de gavetas. Este tipo de arquivo é muito utilizado para fichas de informações, índice, cheques etc.

Arquivo de fichas: são pequenas caixas de madeira, aço ou acrílico, onde são colocadas em ordem todas as fichas de um determinado item. Este arquivo é muito utilizado para controle de clientes, estoque etc.

Arquivo por pastas suspensas: Este método é muito utilizado, serve para arquivamento em armário de aço frontal.

Arquivo por pasta sanfonada: é a pasta com divisões internas de cartolina e dotada de vincos na parte inferior, comportando grande número de documentos, sem se deformarem.

MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO

• ALFABÉTICO: é muito indicado para arquivos de correspondência. As pastas devem ser organizadas, rigorosamente, por ordem alfabética, para evitar enganos e demoras desnecessárias. A separação das pastas devem ser por guias alfabéticas simples que facilitam a organização.

• GEOGRÁFICO: O Método Geográfico é usado para arquivar documentos de acordo com a localização, dividindo-os por países, estados, cidades, regiões, distritos, bairros, entre outros. É frequentemente empregado nos departamentos de vendas e importação/exportação para agrupar clientes e correspondentes de acordo com os locais onde atuam.

• NUMÉRICO: O Método Numérico é um sistema indireto de organização de pastas e documentos, onde cada pasta possui um número em sequência crescente, facilitando a sua localização e sendo mais discreto que o uso de nomes para arquivos confidenciais. Exemplo: 1, 2, 3...

I - Assinatura de Publicações 1.1 - Envio de correspondências; 1.2 - Recebimento de correspondências; 1.3 - Gestão do acervo; 1.3.1 - Sugestões para novas aquisições.

1.3.2- Orçamentos

• MÉTODO POR CORES: 

Existem duas formas muito fáceis de arquivar de acordo com a cor:

- Identifica os arquivos que necessitam de atenção ou de manuseio especial. O uso de uma cor contrastante destaca, de imediato, pastas especiais como, por exemplo: Clientes especiais, projetos rápidos ou contas a pagar. Em uma gaveta, com pastas azuis, guarde as contas a pagar em pastas vermelhas. Isso permite auxiliá-las no lugar certo e auxiliá-las rapidamente.

Na organização de uma gaveta de arquivos, é possível separar os documentos em grupos e destacar cada categoria com pastas coloridas. Essa abordagem visual ajuda o usuário a encontrar rapidamente a seção desejada, seja por ordem alfabética, mês ou trimestre, ou mesmo um sistema diferente colocado na mesma gaveta. Uma das grandes vantagens dessa classificação é que ela permite que o usuário localize imediatamente uma pasta arquivada no lugar apropriado. Por exemplo, se uma pasta amarela estiver em uma seção verde, isso chamará a atenção do usuário imediatamente.