Funcionamento do Sistema de Compras

Funções e Objetivos: O sistema de compras de uma empresa e de total importância para a empresa tanto para o segmento da produção quanto para o aspecto financeiro, pois faz parte do elo entre a administração de materiais, departamento financeiro e armazenamento de materiais. É ele que tem por função suprir todas as necessidades de materiais e serviços da empresa de forma geral. Dias (1993, p. 259) apresenta que,

"As compras são uma parte significativa do setor de materiais ou suprimentos, cujo objetivo é suprir as necessidades de materiais e serviços, calcular quantitativamente os requisitos e fornecer os materiais na hora certa, com a quantidade correta, verificar se o que foi adquirido é o que foi solicitado e garantir um armazenamento adequado."

De certa maneira esta é uma forma mais simples de conceituar a finalidade do sistema de compras, mas isto não é bem simples assim. A função de compras envolve uma responsabilidade muito maior. Ela requer planejamento e acompanhamento, processo de decisão, pesquisas e seleção das fontes supridoras dos diversos materiais. Gonçalves (2007, p. 242) descreve que:

“A função compras a que nos referimos diz respeito a todo o complexo que envolve o processo de planejamento da aquisição, licitação, julgamento das propostas de fornecimento de materiais e serviços, bem como a contratação de fornecedores destinada ao fornecimento dos materiais e serviços utilizados pelas empresas. Todo esse complexo de atividades conflitantes, é dirigido a uma única finalidade: garantir que materiais e serviços exigidos sejam fornecidos nas quantidades corretas, com qualidade no tempo desejado.”

Para garantir que todos os objetivos do sistema de compras sejam alcançados é necessário seguir uma série de critérios como, por exemplo:

Adquirir de maneira produtiva, assegurando o melhor resultado para a empresa e respeitando os princípios éticos estabelecidos.

Assegurar o fornecimento dos componentes, nas quantidades e nos tempos previstos de acordo com o planejamento estabelecido pela organização.

Necessitamos criar e manter um registro abrangente e contínuo de fornecedores de materiais, para que possamos atender às nossas necessidades de forma segura.

Cotação e Negociação: Para que seja dado inicio a compra de um material é necessária à cotação de preços e posteriormente sua negociação com o fornecedor. Quando se faz uma cotação é solicitado ao fornecedor do material o preço a ser pago por um determinado produto, quantidade desejada, condição de pagamento, validade da proposta, tempo de entrega e condição do frete que será pago pelo comprador ou pelo vendedor (CIF ou FOB). Todas estas informações devem ser registradas por escrito, pois garantem o cumprimento das condições apresentadas pelo fornecedor.

Com as propostas em mãos o setor de compras se obriga a analisar cuidadosamente todas as informações levando em consideração a proposta que seja mais vantajosa para a empresa, a partir daí se inicia o processo de negociação. Gonçalves (2007, p. 249) define negociação como: “... é o processo através do qual, as partes envolvidas se deslocam de suas posições inicialmente divergentes, para um ponto no qual o acordo passa a ser realizado.”

Negociar exige que as partes envolvidas na transação busquem satisfazer seus interesses, buscando um acordo que seja proveitoso para todos. No entanto, é necessário realizar um planejamento tático antes de iniciar a negociação, pois o oponente estará pronto para defender e requerer suas pretensões. O resultado desta atividade é essencial para a obtenção de bons resultados finais.

De acordo com Gonçalves (2007, p. 251), a preparação de uma negociação requer que sejam feitas extensas análises para determinar as exigências a serem implementadas. Isso inclui a leitura de documentos informativos, a troca de informações entre empresas similares e o estudo da situação de mercado, que possibilitam avaliar de modo preciso os requisitos necessários para o processo de negociação.

Para alcançar êxito na negociação, é necessário não apenas ponderar um plano estratégico para iniciar o processo, mas também simular várias perspectivas e requisitos que o seu oponente poderá impor, a fim de reverter à sua vantagem e satisfazer os seus objetivos no final da negociação.

Fornecedores Parceiros: Para garantir o sucesso na compra de um produto, é necessário localizar fornecedores que atendam a especificações, padrões e normas aplicáveis. Para isso, é preciso buscar parceiros que tenham objetivos em comum. Segundo Gonçalves (2007) só assim será possível assegurar qualidade, tempestividade e regularidade no fornecimento dos materiais e serviços, garantindo a sobrevivência da empresa no mercado.

Com a globalização da economia, tornou-se possível buscar fornecedores de diversas formas, o que proporciona maior diversidade e concorrência. Aprender a identificar os fabricantes e fornecedores é necessário para conhecer o seu potencial e saber se atenderão às demandas da empresa. Para selecionar a melhor fonte, são avaliados fatores como responsabilidade, estabilidade, habilidade de negociação, experiência no fornecimento e atuação no mercado.

Para selecionar de forma eficaz um fornecedor, é necessário considerar não apenas fatores econômicos e estruturais da companhia, mas também a negociação realizada no momento da aquisição. Neste avaliação devem ser levados em consideração diferentes elementos, como custos de fretes, formas de pagamento, prazos de entrega, qualidade dos materiais empregados, etc. Sendo assim, ao analisar esses pontos, é possível certificar-se da melhor escolha do fornecedor, garantindo produtos de qualidade e satisfação do cliente.

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