Funções do Auxiliar Administrativo
O Auxiliar Administrativo desempenha um papel importante na gestão administrativa de uma organização, contribuindo para o cumprimento das atividades cotidianas do administrador. Além disso, também faz parte de suas funções a fiscalização financeira, a organização de documentos, a verificação de informações e a revisão de papéis, entre outras.
O trabalho deste profissional abrange a gestão de correspondências e documentos da organização, além de supervisionar tarefas administrativas, financeiras e logísticas. Ele está encarregado de ordenar os arquivos e gerenciar dados.
O Auxiliar Administrativo tem a incumbência de gerenciar o trânsito de correspondências e documentos dentro da empresa, bem como controlar as contas a pagar. Além disso, é necessário emitir notas fiscais, preparar e encaminhar documentos, fazer cópias, supervisionar as atividades logísticas, dirigir os documentos para o departamento contábil e fiscal, responder ligações telefônicas e esclarecer dúvidas referentes às finanças, preparar e apresentar relatórios financeiros, coordenar as compras, manter os arquivos e cadastros organizados e atualizados.
O trabalho do Auxiliar Administrativo é muito variado e necessita de extrema organização. Suas obrigações podem ser repetitivas, no entanto, também estão sujeitas a mudanças inesperadas, visto que dependem de outras áreas, empresas e horários de seus superiores, os quais podem ser alterados em função de imprevistos. Logo, esse profissional precisa ter um alto nível de adaptabilidade para lidar com essas circunstâncias.
Para atender às exigências da função de Auxiliar Administrativo, a organização é fundamental. Somente assim é possível controlar o que é requerido e se preparar para qualquer eventualidade, mantendo a qualidade do serviço e alcançando os objetivos com eficiência.
Para alcançar um cargo de assistente administrativo em uma organização, é necessário possuir algumas peculiaridades. Entre essas qualidades, destacam-se:
Qualificações:
- 2º grau completo
- Conhecimento de Informática (Word, Excel) e serviços de escritório
- Noções de inglês (vantagem)
Experiência Profissional:
- Possuir experiência relacionada à posição envolvida é imprescindível. Pelo menos um ano de trabalho em algum cargo similar ou afim é exigido.
Características pessoais:
- Cortesia e capacidade de lidar com o público - essencial
- Discrição e sigilo profissional (essencial)
- Iniciativa, dinamismo, e capacidade de trabalho em equipe
- Um senso de responsabilidade e autogestão são essenciais para um profissional bem-sucedido. Para ter sucesso, é necessário organizar-se de modo eficaz, gerenciar o tempo de forma eficiente e ser flexível para auxiliar outras necessidades da equipe.
- Capacidade de lidar com situações de frustração e stress.
Classificação Brasileira de Ocupações
O MTE (Ministério do Trabalho e Emprego) criou a Classificação Brasileira de Ocupações, que visa identificar e definir as profissões existentes em todo o território brasileiro. Esta documentação descreve mais de duas mil ocupações, especificando os requisitos necessários para exercer cada uma delas, como escolaridade, área de atuação e funções específicas. Dessa forma, é importante definir quem são os assistentes administrativos na atualidade.
A Classificação Brasileira de Ocupações (CBO) divide as profissões em "grupos". O grupo 4 110, intitulado como "Agentes, assistentes e auxiliares administrativos", abriga a ocupação do assistente administrativo. A descrição dessa função e os requisitos para exercer tal cargo são especificados neste mesmo setor.
A Classificação Brasileira de Ocupações (CBO) lista diversos vocábulos referentes ao cargo de assistente administrativo. Esta denominação diferenciada pode ser explicada por diversos motivos: seja porque a função é conhecida por nomes variados, seja porque sua designação varia de acordo com a cultura de inúmeros estados e municípios brasileiros.
Examinemos, pois, quais as palavras-chave utilizadas na descrição da atividade de Assistente Administrativo, previstas na CBO (Classificação Brasileira de Ocupações). São elas:
- agente administrativo;
- assistente administrativo sindical;
- assistente de compras;
- assistente de escritório;
- assistente técnico – no serviço público.
Pertencente ao mesmo grupo de profissões, a ocupação de assistente administrativo é acompanhada por nove outras que partilham afinidades e tarefas semelhantes. Estas são elas, com nomes alternativos:
- auxiliar de escritório: auxiliar administrativo, auxiliar de compras, escriturário;
- atendente de judiciário;
- auxiliar de judiciário;
- auxiliar de cartório;
- auxiliar de pessoal: apontador de cartões de ponto;
- auxiliar de estatística: controlador de estatística;
- auxiliar de seguros: auxiliar técnico de seguros;
- auxiliar de serviços de importação e exportação: auxiliar de tráfego de exportação e importação, conferente de documentação de importação e exportação, conferente de exportação;
- agente de microcrédito: agente de microfinanças, assessor de microcrédito, assessor de microfinanças, coordenador de microcrédito.
A descrição resumida, feita pela CBO, sobre o que fazem esses trabalhadores é a seguinte:
Os funcionários realizam tarefas de suporte em campos como recursos humanos, gestão, finanças e logística; interagem com fornecedores e consumidores, compartilhando e obtendo dados sobre itens e serviços; lidam com documentação diversificada, cumprindo todos os passos necessários para a conclusão desses trâmites.
