Controle de Materiais

Controle de Materiais: Classificação e Codificação

O controle de materiais é essencial para uma gestão eficiente de estoques. Consiste em organizar os materiais de forma sistemática, permitindo sua fácil localização. Para isso, é comum utilizar diferentes tipos de codificação. Neste texto, apresentaremos os três mais usados: numérica, alfanumérica e decimal.

1. Codificação Numérica

A codificação numérica envolve o uso exclusivo de números arábicos para identificar os produtos. Por exemplo: grampo para grampeador - 26/6 - nº 6006.

2. Codificação Alfanumérica

Na codificação alfanumérica, combina-se letras e números para identificar os materiais. Por exemplo: grampo para grampeador - 26/6 - GG - 60.

3. Codificação Decimal

A codificação decimal é a mais utilizada e consiste em dividir o sistema em três grupos:

• Grupo aglutinante: corresponde ao agrupamento dos materiais, como material de escritório, produto de limpeza, produto de segurança, etc.

• Grupo individualizador: informa cada um dos materiais dentro do grupo aglutinante, como pano de chão, água sanitária, lã de aço, etc.

• Grupo descritivo: descreve os materiais pertencentes ao grupo individualizador, por exemplo, pano de chão de 40x72cm, água sanitária - bombona 5 litros, água sanitária - 1 litro.

Localização de Materiais no Almoxarifado

Encontrar materiais dentro do almoxarifado pode ser desafiador se não houver um processo de sistematização adequado. Existem diferentes formas de organizar um almoxarifado, como a divisão das prateleiras por códigos numéricos ou arranjo por setores quando os produtos não podem ser acomodados em prateleiras.

Uma estratégia eficaz é atribuir cores a cada setor do almoxarifado, como setor azul para material de higiene e setor verde para material de escritório. A combinação de variáveis de identificação facilita a localização dos materiais. É recomendado numerar os setores de acordo com os critérios adotados para a organização das prateleiras. Evitar critérios complexos ou inconvenientes é importante para facilitar a memorização.

Ponto de Pedido de Compra

É fundamental que o administrador do almoxarifado saiba quando repor o estoque. Não poder atender a uma requisição por falta de material é desagradável, especialmente quando ocorre por falha na previsão. Para minimizar esse problema, é necessário conhecer o ponto de pedido de cada material e realizar um controle periódico para determinar o ponto de pedido com base nos estoques.

Diversos fatores influenciam o estabelecimento do ponto de pedido de um item, mas os mais relevantes são:

• Quantidade máxima do item a ser mantida em estoque.
• Tempo médio de armazenamento do material.
• Tempo de consumo nas unidades requisitantes.
• Condições de mercado, como sazonalidade, escassez e greves.

Levando em conta esses fatores, é possível estabelecer um ponto de pedido de compra com base nos estoques mínimo e máximo.

Método ABC de Materiais e Estoques

O método ABC consiste em classificar os materiais em três grupos: A, B e C, levando em consideração seus valores. É dada maior importância aos materiais de maior valor monetário. Geralmente, um almoxarifado possui poucos itens de alto valor, uma quantidade intermediária de itens com valores médios e uma grande quantidade de itens de baixo valor.

Ao comparar os valores dos materiais adquiridos com suas necessidades, é possível dividi-los em uma escala de 100% da seguinte maneira:

• Materiais A: são os mais caros e em menor número, geralmente mantidos em estoque por pouco tempo.

• Materiais B: são materiais de quantidades e valores intermediários, com tempo médio de estocagem de aproximadamente 60 dias.

• Materiais C: são materiais de baixo valor e grande quantidade, podendo ser estocados por mais tempo.

Esses critérios servem como uma diretriz, mas o administrador deve considerar as características específicas de seu almoxarifado. Alguns materiais podem mudar de classificação, por exemplo, materiais perecíveis, mesmo que baratos, devem ser tratados como materiais de alto valor.

Método Numérico

O método numérico utiliza números para identificar e classificar os materiais, semelhante aos códigos de barra. Esse sistema é amplamente utilizado em empresas de diversos setores, facilitando o processo de classificação dos itens.

Portanto, o administrador do almoxarifado deve classificar os produtos de acordo com suas características individuais, levando em consideração sua experiência e as informações das notas fiscais, incluindo os valores dos materiais. Em alguns casos, a responsabilidade por essa tarefa pode ser atribuída a departamentos especializados em almoxarifados públicos. No entanto, é essencial que todos os envolvidos no processo de distribuição compreendam esses critérios e possam auxiliar no sistema de compras.

Controle de Qualidade

O controle de qualidade desempenha um papel fundamental no controle de materiais. Por meio de processos estatísticos, é capaz de informar ao setor responsável sobre os resultados dos testes de desempenho de um determinado produto. Esses resultados podem estabelecer novos requisitos essenciais para melhorar a qualidade do produto.

É comum ocorrer problemas, como a entrega de produtos com prazo de validade vencido, falta de identificação correta na embalagem e rótulo ou até mesmo o recebimento de um produto diferente da amostra apresentada durante o processo de compra.

O controle de qualidade, entre suas várias funções, garante que os materiais entregues estejam em conformidade com as especificações técnicas indicadas na nota fiscal. Portanto, é necessário que haja alinhamento entre o controle de qualidade, o almoxarifado e o setor de especificação.

Uma nota fiscal só deve ser encaminhada para pagamento quando o controle de qualidade confirmar que o material recebido está de acordo com as especificações.

O controle de qualidade também deve realizar verificações periódicas nos estoques para garantir a qualidade dos materiais armazenados. Com esse controle, podem ser sugeridas novas formas de estocagem e armazenamento de diversos produtos, garantindo maior durabilidade e reduzindo as perdas.