Documentos Comerciais

A relevância dos documentos comerciais dentro de uma empresa é inegável. Com eles, é possível estabelecer uma prova formal de qualquer transação realizada, tornando o registro de todas as atividades da organização absolutamente indispensável. Assim, esses documentos são essenciais para se obter uma visão ampla da estrutura.

Logo, concluímos que não há como contestar as evidências: "Contra fatos não há argumentos".

Descubra alguns documentos e temas comuns que marcam presença na rotina das organizações. Mergulhe no universo corporativo e confira o que é relevante para empreendedores e profissionais de todas as áreas.

CHEQUES

Ao emitir um cheque, estabelecemos uma ordem de pagamento a ser realizada imediatamente. Contudo, para que isso ocorra é necessária a presença de três partes: o emissor, o beneficiário e o banco sacado. Quando apresentado ao último, este descontará do saldo ou depósito o valor devido.

• Emitente – (emissor ou sacador), que é aquele que emite o cheque;
• Beneficiário – que é a pessoa que a favor de quem o cheque é emitido;
• Sacado – que é o banco em que está depositado o dinheiro do emitente.

O cheque pode ser entregue diretamente na agência bancária em que o emissor possui conta ou depositado em outra filial para posterior compensação e crédito na conta do titular. É importante lembrar que ele poderá ser descontado a qualquer momento após sua emissão.

Formas de emissão

• Ao portador: O cheque só pode ser emitido ao portador (sem a indicação do beneficiário) até o valor de R$ 100,00.
• Nominal: A partir de R$ 100,00, o emitente é obrigado a indicar o nome do beneficiário (pessoa ou empresa a quem está efetuando o pagamento). O cheque nominal só poderá ser pago pelo banco mediante identificação do beneficiário ou de pessoa por ele indicada no verso do cheque (endosso), ou ainda através do sistema de compensação, caso seja depositado.
• Cruzado: Tanto o cheque ao portador quanto o nominal podem ser cruzados, com a colocação de dois traços paralelos, em sentido diagonal, na frente do documento. Nesse caso, só será pago através de depósito em conta corrente.
• Administrativo: é o cheque emitido pelo próprio banco. Pode ser comprado pelo cliente em qualquer agência bancária. O banco o emite em nome de quem o cliente efetuará o pagamento.
• Especial: Assim denominado porque o banco concedeu ao titular da conta um limite de crédito, para saque quando não dispuser de fundos. O cheque especial é concedido ao cliente mediante contrato firmado previamente.
• Pré datado: Pela lei, um cheque é pagável quando for apresentado ao banco, mesmo que tenha sido emitido com data posterior. Assim, se um cheque pré-datado for apresentado para pagamento antes do dia previsto, o banco terá de pagá-lo ou devolvê-lo por falta de fundos. Cheque pré-datado só deve ser dado quando houver certeza de que o credor irá depositá-lo nas datas combinadas. Lembre-se de controlar esses cheques em seu orçamento, anotando os valores e respectivas datas.

Principais motivos para devolução de cheque

Ao emitir um cheque, é possível que seu pagamento seja devolvido se o emitente não tiver saldo suficiente para honrá-lo. Outros motivos para a devolução são conhecidos como "alíneas", sendo cada um deles identificado por um número específico.

• Motivo 11 - cheque sem fundos na primeira apresentação;
• Motivo 12 - cheque sem fundos na segunda apresentação;
• Motivo 13 - conta encerrada;
• Motivo 14 - prática espúria.

Exemplos de outros tipos de devolução:

• Motivo 40 - moeda inválida;
• Motivo 41 - cheque apresentado a banco que não o sacado;
• Motivo 42 - cheque não compensável na sessão ou sistema de compensação em que apresentado;
• Motivo 44 - cheque prescrito (fora do prazo).

NOTA FISCAL

A Nota Fiscal é um documento que o comerciante deve emitir obrigatoriamente em cada venda de produto ou serviço para fins fiscais. Ela deve especificar a quantidade fornecida bem como seu custo. Além disso, a nota fiscal serve também para arrecadar impostos, logo, sua ausência caracteriza sonegação fiscal.

CUPOM FISCAL

Equipamentos habilitados pelo Fisco para emissão de documentos são Máquinas Registradoras e Emissores de Cupom Fiscal (ECF). Estes itens têm dados extremamente específicos, incluindo informações sobre produtos. O consumidor pode identificar facilmente o documento fiscal, pois estará impresso nele a expressão "Cupom Fiscal". Este cupom fiscal substitui a Nota Fiscal de Venda ao Consumidor para todos os propósitos.

NOTA PROMISSÓRIA

A Nota Promissória é um documento de dívida, no qual seu emissor faz uma declaração formal de compromisso de pagar uma determinada quantia. Trata-se de um instrumento de título cambial, com o qual o responsável pelo seu criamento se torna diretamente responsável por honrar a obrigação assumida. Assim, a Nota Promissória configura-se como uma promessa de pagamento.

Em uma hipótese de exemplo, Pedro emprestou R$ 1.000,00 (mil reais) ao seu amigo André. Como forma de compromisso, André emitiu uma nota promissória com o valor do empréstimo direcionado a Pedro, cujo vencimento foi definido para trinta dias a partir da data de emissão.

No caso de não haver o pagamento da nota promissória na data de vencimento, o beneficiário pode optar por protestá-la ou então acionar o Judiciário. Esta ação cambial é executiva e necessita de um advogado devidamente credenciado para ser apresentada em Juízo.

DUPLICATA

A Duplicata é um título de crédito definido por lei, que se baseia em um contrato de compra e venda ou de prestação de serviços firmado entre o sacador e o sacado. A emissão dessa forma de saque é facultativa: o vendedor pode optar por emitir a duplicata para circulá-la mediante endosso ou cobrar diretamente o comprador. Nesse último caso, há envolvimento de três partes: o emitente, a instituição financeira (em caso de ação não à vista) e o comprador.

FATURA

O presente documento tem como objetivo formalizar a compra e venda mercantil entre o comerciante e seu cliente. Aqui serão especificadas todas as informações relevantes relacionadas à transação, como por exemplo, o item fornecido, sua quantidade, qualidade e preço, de acordo com as normas vigentes no local.

FACTORING

A presente opção consiste na aquisição de créditos, quer sejam duplicatas ou cheques, originados de vendas a prazo ou por serviços realizados. Ao optar por esta alternativa, a sua empresa consegue transformar as vendas de longo prazo em transações à vista, conferindo-lhe mais força de barganha com os seus parceiros comerciais.

O Factoring é uma instituição que oferece serviços no campo da análise de crédito. Ela fornece assessoria financeira, administração de contas a pagar e a receber, além de seleção de riscos e aquisição de direitos creditórios. Porém, vale destacar que o Factoring não é uma instituição bancária e, portanto, não concede empréstimos, tampouco possui relações com agiotagem. É importante lembrar também que o seu atendimento é exclusivamente para empresas jurídicas e não para pessoas físicas.

CAMBIAL

Títulos de crédito é uma denominação comum para nomear a promissória e a letra de câmbio. Estes documentos oferecem um compromisso escrito de pagamento entre duas partes, sendo que a primeira deve realizar o pagamento à segunda conforme especificado. A nota promissória é emitida quando o devedor se compromete a pagar em uma data futura, enquanto a letra de câmbio diz respeito à ordem de pagamento emitida pelo devedor ao credor.

TRIBUTOS

Ao contribuir financeiramente, de acordo com as normas aplicáveis, os cidadãos estão destinando recursos às ações do Estado, que buscam o bem-estar coletivo. Quando falamos em tributo, mais especificamente, isso diz respeito aos impostos, taxas e contribuições.

IMPOSTO

O Tesouro Público é o responsável por recolher as contribuições financeiras da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios. Estas contribuições são destinadas a atender necessidades coletivas sem a necessidade de retorno direto para os contribuintes.

Impostos da União

• Imposto sobre Renda e Proventos de Qualquer Natureza (IR)
• Imposto sobre Operação Financeiras (IOF)
• Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI)
• Imposto sobre Propriedade Territorial Rural (ITR)
• Imposto sobre Grandes Fortunas (IGF)
• Imposto sobre Importação (II)
• Imposto sobre Exportação (IE)
• Imposto Residuais
• Imposto Extraordinário
• Impostos Município
• Imposto sobre Propriedade Predial e Territorial Urbano (IPTU)
• Imposto sobre Serviços de Qualquer Natureza (ISSQN)
• Imposto sobre Transmissão de Bens e Imóveis Inter-vivos (ITBI)

Impostos Estaduais

O Imposto sobre Transmissão Causa Mortis e Doação (ITCD) incide sobre o acervo hereditário de quem morreu, assim como sobre quaisquer presentes que sejam transmitidos durante a vida. Esta taxa é cobrada pelo Estado brasileiro em relação a todos os bens e direitos adquiridos pelo herdeiro. O montante a ser pago depende do valor dos bens recebidos, da localização geográfica do beneficiário e dos dispositivos legais do país. Ainda que os bens sejam isentos de impostos, é necessário arcar com a taxa para obtenção de documentação legal.

O Imposto de Transmissão Causa Mortis e Doação (ITCD) é um tributo aplicado em relação às heranças e doações recebidas. O pagamento é de responsabilidade do herdeiro ou donatário, que também deve exercer o reconhecimento do imposto. Os rendimentos obtidos com o ITCD são destinados exclusivamente ao Estado.

O IPVA (Imposto sobre a Propriedade de Veículos Automotores) é um tributo cobrado anualmente em relação à propriedade de automóveis, caminhões, embarcações e aeronaves. Uma vez arrecadado, 50% do total é destinados ao Estado e os outros 50% ao Município.

O ICMS - Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Prestação de Serviços - é um tributo estadual que incide sobre operações que envolvem movimentação de mercadorias, serviços prestados por transporte interestadual ou intermunicipal, comunicações e energia elétrica. Além disso, aplica-se à importação de produtos e serviços realizados no exterior.

Os Estados brasileiros têm autonomia para instituir normas específicas sobre o recolhimento de tributos, desde que respeitem os limites estabelecidos pela Constituição Federal e pelo Código Tributário Nacional.

Existem alguns impostos que são da responsabilidade do Estado, sendo o ICMS e o ITCD os mais significativos. No entanto, o ICMS é a principal fonte de receita para o governo estadual, tornando-se assim fundamental para as finanças locais.

DARF

A Sigla "DARF" é um termo utilizado para descrever o Documento de Arrecadação de Receitas Federais - um boleto emitido pelo Ministério da Fazenda e Secretaria da Receita Federal para o pagamento de impostos administrados pela Receita Federal do Brasil.

Existem dois modelos de DARF:

O DARF Comum é um documento de pagamento de receitas federais vigente desde 1º de abril de 1997. A cor predominante do documento é a preta e pode ser usado por pessoas físicas e jurídicas, exceto aquelas que optaram pelo Simples.

Desde 1º de abril de 1997, o DARF Simples, com cor verde, é destinado às empresas enquadradas como microempresa ou empresa de pequeno porte para o pagamento unificado de IRPJ, PIS/PASEP, CSLL, COFINS, IPI e contribuições para a Seguridade Social. Além disso, caso haja convênio com Estados e Municípios, é possível realizar também o pagamento de ICMS e ISS.

A Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL) é um imposto brasileiro cobrado anualmente das empresas que operam com fins lucrativos. Esta contribuição é destinada ao financiamento de atividades sociais, como saúde e educação, promovidas pelo governo. A CSLL é calculada a partir do lucro líquido da empresa, que inclui os ganhos obtidos no período após todas as deduções fiscais cabíveis. A alíquota para esta contribuição varia de acordo com o porte jurídico da companhia, sendo que as microempresas e empresas de pequeno porte pagam um valor fixo por ano. Todas as empresas devem arcar com a CSLL em seu devido tempo, pois caso contrário serão penalizadas com multas e juros. A declaração deste imposto é feita através do programa da Receita Federal, onde é necessário informar todos os dados necessários para a correta apuração do valor a ser pago. A Contribuição Social sobre o Lucro Líquido é um tributo indispensável para o financiamento de iniciativas sociais que melhoram a qualidade de vida dos brasileiros. Por essa razão, as empresas devem estar cientes de sua obrigação e cumprir com o pagamento da CSLL de acordo com o prazo estabelecido.

A Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social, mais conhecida como COFINS, é uma contribuição tributária obrigatória, destinada ao financiamento da Seguridade Social, prevista na Lei Complementar nº 70/1991. Esta contribuição tem por objetivo viabilizar recursos para custear as despesas e os gastos da Seguridade Social, que abrange benefícios previdenciários a segurados, contribuintes e dependentes. A COFINS incide sobre as receitas brutas auferidas por pessoas jurídicas de direito privado e deve ser recolhida mensalmente.

O IRPJ (Imposto de Renda Pessoa Jurídica) é um tributo cobrado anualmente pelo governo brasileiro sobre a renda auferida por empresas e outras entidades jurídicas. O montante arrecadado com esse imposto destina-se a financiar obras de interesse público, programas sociais e outras iniciativas do Estado.

O Programa de Formação do Patrimônio do Servidor Público (PASEP) é o sistema de acumulação de recursos destinado aos servidores federais. Por meio dele, é possível que os trabalhadores desfrutem de um benefício no que diz respeito à formação do seu patrimônio. Trata-se, portanto, da versão do PIS para o funcionário público federal.