Procedimentos da Administração de Materiais

A gestão de materiais tem como objetivo central reunir os itens de forma a acelerar o processo de reposição. Esta tarefa inclui os departamentos comuns na maioria das empresas, descritos abaixo.

Cadastro: O cadastro dos produtos é parte fundamental para controle dos materiais, pois é neste momento que são registradas todas as informações relevantes a ele. Tais informações que são de suma importância para a área de Compras.

Segundo Viana (2002), o cadastro de materiais é uma condição necessária para a continuidade e o crescimento da empresa. É imprescindível que esse cadastro seja completo, contendo todas as informações relevantes para identificar o produto, proporcionando, assim, um ambiente de trabalho favorável aos administradores de materiais.

Compras: Hoje em dia a função Compras é vista como parte do processo de logística, ou seja, parte integrante da cadeia de suprimentos. Essa área tem por finalidade suprir as necessidades de materiais ou serviços demandados pela companhia.

A fim de assegurar o bom funcionamento de qualquer tipo de empreendimento industrial, é necessário que os materiais e insumos estejam disponíveis e em quantidade suficiente para que o processo produtivo seja mantido contínuo. Segundo Dias (1993), a aquisição destes itens precisa estar em conformidade com as necessidades ao longo da etapa de fabricação, sendo assim, uma boa previsão de demanda se torna crucial.

Dentre as atividades típicas da área de Compras estão:

- Pesquisa de fornecedores: inclui o desenvolvimento de fontes de fornecimento confiáveis; análise de custos e qualidade.

- Aquisição: trata do recebimento e análise de requisições; estudo das cotações; contato com vendedores; negociação comercial; efetivação da compra; acompanhamento do pedido.

- Administração: trata do acompanhamento do estoque mínimo e manutenção dos mesmos; padronização de materiais.

- Diversos: cálculos de estimativa de custos; retirada de materiais obsoletos em estoque.

Gasnier (2010) fornece uma distinção entre aquisições 1, 2 e 3, no que diz respeito ao ciclo de compras. Esta classificação tem o objetivo de avaliar a qualidade dos fornecedores com base na precisão das entregas conforme estabelecido no contrato. A seguir, apresentamos a tabela de classificação.

Recebimento: A atividade da área de recebimento dos materiais tem função de assegurar que o produto entregue está de acordo com a ordem de compra.

De acordo com Francischini e Gurgel (2002), o recebimento de materiais se inicia quando a organização assume a responsabilidade pelos bens adquiridos, após verificar o conteúdo da ordem de compra. A partir desse instante, não é permitido queixar-se de possíveis avarias ou danos nos produtos.

Para Martins e Laugeni (2003) os procedimentos para o recebimento de materiais são: verificar o pedido de compra, verificar os elementos fiscais constantes na nota fiscal de entrega, conferir unidades e preços, vistoriar as embalagens e por ultimo verificar a qualidade dos produtos adquiridos.

Logo, o responsável pela conferência de mercadorias necessita ser uma figura dotada de grande confiança e comprometimento, já que seus exames e práticas serão como barreiras para a aquisição de bens.

Armazenagem: A armazenagem dos materiais é de suma importância para a empresa, pois neste momento serão destinados os locais específicos para armazenamento dos produtos comercializados pela empresa, devendo estes permanecer em locais seguros e apropriados para que se mantenha a total qualidade até o momento de sua venda.

De acordo com Viana (2002), o armazenamento dos produtos pode se apresentar de maneira simples ou mais elaborada, dependendo da dimensão, peso, fragilidade e outras peculiaridades do item.

Segundo Dias (1993), um sistema de armazenamento apropriado é essencial para obter os melhores resultados com produtos e meios de movimentação. Além disso, evita-se a rejeição de peças que sofreram danos por manipulação indevida ou impactos, assim como se reduzem consideravelmente as perdas.

De acordo com Martins e Laugeni (2003) o armazenamento dos materiais é importante para reduzir os custos de fretes, reduzir o custo de produção e prover um melhor nível de atendimento ao clientes. Os objetivos de um bom armazenamento são:

Empregar o método PEPS (também conhecido como primeiro a entrar, primeiro a sair) é a opção mais recomendada para o controle de estoque. Esse sistema permite uma organização precisa e eficaz dos produtos armazenados, pois garante que os itens mais antigos do estoque sejam os primeiros a serem vendidos.

É imprescindível zelar pela qualidade dos materiais, assegurando que nenhuma alteração seja provocada durante o processo de armazenamento e transporte. Para isso, é necessário tomar cuidado para que as propriedades originais sejam preservadas.

- Identificar claramente os materiais;

- Controlar a quantidade estocada;

Fornecer equilíbrio entre compra e necessidade, identificando recursos com baixos níveis de requisição e elevado estoque, além de itens similares porém com designações distintas.

- Diminuir os espaços alocados a estocagem;

- Diminuir os custos referentes ao estoque;

- Manter um sistema de informação rápido e eficaz.

Inventário Físico: O inventário físico é a contagem de todos os estoques da empresa, a fim de se confrontar as informações do sistema de informação com as unidades físicas contadas.

De acordo com Viana (2002), o inventário físico tem como objetivo realizar uma auditoria nos estoques detidos pelo almoxarifado. Esta atividade é fundamental para assegurar a precisão e a confiabilidade dos registros contábeis e materiais, sempre visando o funcionamento adequado do sistema.

De acordo com Francischini e Gurgel (2002), a contagem dos produtos diariamente seria o ideal, uma vez que possibilitaria a detecção de eventuais problemas no estoque de forma imediata. No entanto, isso pode tornar-se inviável, dependendo do porte da empresa e da quantidade de itens armazenados.

Gasnier (2010) diz que existem tipos de inventários de acordo com a necessidade de cada empresa:

- Inventário geral: se caracteriza pela contagem física de todos os itens da empresa, estando ela com as portas fechadas, e em uma data pré-fixada ou no fechamento contábil do ano;

- Inventário permanente: consiste na contagem dos produtos pelo menos uma vez ao ano;

- Inventário rotativo: neste modo de inventário, os produtos são contados semanal ou diariamente conforme a determinação do gestor quanto a frequência do inventário. A partir do resultado desta avaliação, os registros que encontram transações divergentes são reconciliados, buscando identificar e remover as causas das divergências.

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