Estrutura Organizacional

Para compreender a essência deste tema, precisamos começar pelo conceito de organização. É importante salientar que, quando pensamos em organização, não estamos limitados à área empresarial. O termo é muito relevante para a Administração e vai além dos limites de um contexto específico. Assim, você, caro leitor, deve ter uma clara noção do significado desse termo conforme as teorias administrativas nos oferecem. Aqui, apresentaremos uma delas.

Organizações são formadas pelo agrupamento de esforços individuais com a finalidade de atingir metas coletivas. Estas permitem alcançar resultados que não seriam possíveis para um único indivíduo. Alguns exemplos destes tipos de organização incluem grandes empresas, pequenas companhias, institutos de pesquisa, corpos de bombeiros, hospitais e escolas.

A estrutura organizacional pode ser entendida como a conexão existente entre os funcionários e os vários setores que unem uma organização no seu conjunto.

É essencial que, como auxiliar administrativo, você possua um entendimento mais aprofundado da estrutura da empresa em que trabalha, pois ela determinará a organização dela. Além disso, isso lhe permitirá lidar com as áreas presentes.

A estrutura organizacional é fundamental para que uma empresa possa se desenvolver e alcançar seus objetivos. Ao mesmo tempo, ela serve como o principal meio de estabelecer, coordenar e controlar as funções diárias. Por isso, podemos dizer que a estrutura organizacional é a coluna vertebral de qualquer empreendimento.

Confira os benefícios que a empresa provavelmente terá se possuir uma estrutura de organização bem definida:

• facilidade na identificação das tarefas necessárias;
• maior organização das funções e suas respectivas responsabilidades;
• maior possibilidade de fornecer ao conjunto dos seus empregados informações e recursos, bem como um ambiente propício e motivador para a realização das atividades;
• auxílio na compatibilização entre as ações realizadas e a concretização dos objetivos estipulados.

A Administração estabelece dois modelos de estrutura organizacional: formais e informais.

ORGANIZAÇÃO FORMAL

Ao discutirmos Organização Formal, estamos nos referindo ao conjunto de princípios e diretrizes que determinam o fluxo de todos os processos da empresa. Esta organização tem como base a lógica e a racionalidade, abarcando elementos fundamentais dentro da empresa.

Ela é representada pelo organograma da empresa, que geralmente apresenta suas divisões formais, apontando as posições existentes e suas respectivas responsabilidades. Veja a seguir o exemplo.

É importante observar que o organograma descreve a estrutura hierárquica da empresa e a comunicação entre diferentes setores, cargos e funções. Além disso, as posições superiores do organograma são aquelas com maiores responsabilidades e autonomia.

No exemplo apresentado, a posição mais alta na hierarquia da empresa é a do presidente, que se encontra no topo do organograma e tem contato direto com as diretorias da empresa: Marketing e Comercial, Produção e Logística, Financeira e Contabilidade, e Recursos Humanos. Além disso, o presidente também mantém comunicação próxima com a secretária executiva.

Os diretores são responsáveis pela comunicação com os funcionários de cada uma das diretorias, conforme mostram as linhas no diagrama. Esses cargos e funções estão definidos dentro da diretoria.

Os manuais de procedimentos são outro componente importante da estrutura organizacional formal. Muitas empresas disponibilizam esses manuais para orientar seus empregados, contendo definições sobre políticas, procedimentos e normas instituídas pela organização.

As empresas estabelecem esses princípios para guiar sua própria operação, enquanto os funcionários devem entendê-los para tomar seus próprios passos de acordo com os ideais e a cultura da organização.

ORGANIZAÇÃO INFORMAL

A Organização Formal é guiada pelo lógico e racional, enquanto a Informal é caracterizada pela espontaneidade. Esta última está ligada às questões sociais, ideologias e costumes que os funcionários trazem para dentro da empresa e compartilham entre si. O conceito cobre relações baseadas na afinidade, cooperativismo espontâneo e posição hierárquica.

Em pequenas empresas, as relações entre os funcionários se desenvolvem de maneira informal e não estruturada, diferentemente do que acontece com os organogramas. A Organização Informal é composta por essas conexões que surgem naturalmente durante o desenvolvimento do trabalho.

A Organização Informal é distinta da Organização Formal devido a alguns recursos que a caracterizam. Entre eles, destacam-se:

1) Os funcionários são responsáveis por formar a organização informal.

2) Esta organização vai além das divisões entre setores e pode ocorrer entre funcionários de áreas diferentes.

3) Com frequência, a convivência entre os colaboradores é estabelecida com base na empatia e no afeto que eles inspiram um no outro.

4) Aqui, os grupos definem os comportamentos positivos, assim como as atitudes saudáveis e benéficas para todos.

PROGRAMA 5S

No final dos anos 60, os industriais japoneses descobriram que o 5S seria essencial para garantir o sucesso do Sistema de Qualidade Total (QT) nas suas empresas. O programa de gestão de qualidade empresarial desenvolvido no Japão visa melhorar a organização, limpeza e padronização.

Para garantir melhoria contínua e qualidade total, os princípios do Programa 5S são semelhantes aos fundamentais para o desenvolvimento pessoal e profissional. Como parte de sua estratégia, este programa é usado para promover mudanças nos aspectos fundamentais da empresa visando atingir a qualidade total.

Veja o que cada “S” representa em português:

• senso de utilização: é recomendado que apenas materiais necessários para a execução das tarefas sejam mantidos à mão, enquanto o restante deve ser guardado.
• senso de organização: é importante que se estabeleça uma estrutura apropriada para que os materiais possam ser usados de forma eficaz, evitando-se qualquer movimento desnecessário.
• senso de limpeza: é recomendável que os locais de trabalho mantenham-se sempre em boas condições de limpeza, o que pode ajudar na implementação dos dois "S" mencionados.
• senso de padronização: é importante estar atento à padronização da produção, garantindo que o trabalho realizado ou o serviço prestado siga sempre as mesmas condições de apresentação, a fim de evitar grandes variações. Imaginemos, por exemplo, se o sabor do bolo de uma padaria dependesse do turno de confeiteiros que nela trabalham;
• senso de autodisciplina: sugere que se esteja sempre atento e alerta ao cumprimento das orientações anteriores.

Muitas pessoas conhecem este programa pelo seu nome mais popular, 5S, que vem das letras iniciais das cinco técnicas que o compõem.

• Seiri - organização, utilização, liberação da área;
• Seiton - ordem, arrumação;
• Seiso - limpeza;
• Seiketsu - padronização, asseio, saúde;
• Shitsuke - disciplina, autodisciplina.

CULTURA ORGANIZACIONAL

Finalmente, vamos discutir o conceito de cultura organizacional na Administração.

Talvez você não saiba exatamente o que significa cultura organizacional, mas certamente é possível identificá-la quando está presente.

Independentemente do seu tamanho, segmento de atuação e produtos ou serviços oferecidos, todas as empresas apresentam uma cultura organizacional, que pode ser formalmente estabelecida ou não.

Além disso, as companhias têm a sua própria identidade e podem ser duras ou adaptáveis, amigáveis ou hostis, inovadoras ou tradicionais, de cultura fraca ou robusta.

A cultura organizacional é uma entidade única que se destaca das outras. Esta se caracteriza pela troca de valores entre seus membros, em todos os níveis da hierarquia.

Por fim, a organização tem um conjunto de qualidades fundamentais que é estimado, utilizado e compartilhado para alcançar seus objetivos e atingir a longevidade.

Investigadores ligados a este assunto destacaram sete elementos principais que abrangem o espírito da cultura organizacional: líderes, visão, valores, normas, crenças, comportamentos e rituais.

Inovação e assunção de riscos: a quantidade de incentivo que os trabalhadores recebem para desenvolver ideias e aceitar desafios é considerável.

Atenção aos detalhes: é esperado que os funcionários demonstrem alto nível de precisão, análise e cuidado com os detalhes.

Orientação para os resultados: a atenção dos responsáveis pelo cargo é maior para os resultados a serem obtidos do que para as técnicas e os procedimentos utilizados para alcançá-los.

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Orientação para as pessoas: a maneira como os líderes avaliam os impactos dos seus julgamentos sobre os membros da companhia é essencial. Dessa forma, é possível verificar o quanto os dirigentes levam em conta os resultados das suas decisões dentro da organização.

Orientação para as equipes: a estruturação das tarefas no ambiente de trabalho tende a ser mais focada em grupos, do que em pessoas individuais.

Agressividade: o grau em que as pessoas são competitivas e agressivas em vez de dóceis e acomodadas.

Estabilidade: o grau em que as atividades organizacionais enfatizam a manutenção do status quo em contraste com o crescimento.

As percepções dos funcionários em relação à cultura da organização onde estão inseridos são o que dão forma a essa cultura. De acordo com esse conjunto de fatores, é possível identificar qual é a cultura da empresa.

É necessário compreender a cultura organizacional para otimizar o desempenho no ambiente de trabalho. Considerar a sua existência, conhecer os seus processos e como ela é formada, preservada e assimilada pode aumentar as chances de sobrevivência na empresa, além de auxiliar a elucidar e prever o modo de agir dos colegas de trabalho.

Uma cultura organizacional forte é caracterizada pela presença de valores essenciais bem definidos e generalizados, pois quanto mais compartilhados forem esses princípios, mais o impacto das lideranças sobre o comportamento dos colaboradores será significativo, e consequentemente, a taxa de rotatividade será reduzida.

Quando os princípios fundamentais são desacertados e contrastam com aqueles aceitos pela grande maioria, a adesão a esses valores é menor e a probabilidade de que a companhia desapareça em dois ou três ciclos é maior. Esta é a descrição de uma cultura organizacional fraca.

A decisão de permanecer ou sair de alguma empresa é apenas sua. Eu acredito que você nunca deva trabalhar para um negócio que não esteja alinhado com suas crenças e princípios.

Esteja ciente de que sua escolha será fundamental para alcançar ou diminuir o nível de contentamento que deseja no trabalho. [...]